Eventplanung

Nie ohne roten Faden

Kategorien: Organisation, Firmenevents | Text: Stefanie Zeng | 11.08.2017

Wer bei einem Event die teuersten, ausgefallensten oder neusten Gadgets auffährt, hat noch lange keine stimmige Veranstaltung. Erst die Schlüsselbot­schaft und die konsequente Ausrichtung aller Elemente darauf lassen Events gelingen. Stephan Willi, Agenturleiter der Celebrationpoint AG, gibt Tipps für die gelungene Planung. 

Herr Willi, wann ist ein Event gelungen? 

Stephan Willi: Manche Events sind toll und teuer, ein Highlight jagt das nächste, aber man weiss gar nicht, worum es geht. Es braucht einen roten Faden. Dieser Grundsatz hat mir in den letzten zehn Jahren am meisten geholfen und das bleibt auch in Zukunft so. Die Botschaft kann dabei ganz einfach sein, wenn zum Beispiel ein Unternehmen seinen Kunden oder Mitarbeitern Danke sagen will. Aber es braucht eine Botschaft.
 

Heutzutage jagt eine Einladung die nächs­te, jedes Unternehmen versucht, sich bei seinen Kunden im besten Licht zu präsentieren und etwas zu bieten. Geht das überhaupt noch oder stellen Sie eine Sättigung beim Publikum fest? 

Nein. Am Ende stellt sich die Frage, ob man es mit dem Event schafft, bei den Menschen Emotionen zu wecken. Und das kann auch mit ganz einfachen Ideen funktionieren. 
 

Bei Events sparen Unternehmen gern. Wird es sie trotzdem immer geben? 

Die Digitalisierung bietet neue Möglichkeiten, aber den persönlichen Kontakt ersetzen kann sie nicht. 

 

Mit welchen Problemen setzt sich die Event-Branche sonst noch auseinander? 

Es war früher einfacher vorherzusehen, wann eine Firma einen Event plant. Heute gibt es viel mehr Formen, beispielsweise ein Jubiläum zu begehen. Da gibt es nicht mehr zwingend den einen grossen Live-Event, sondern vielleicht viele kleinere Massnahmen. 

 

Welchen Einfluss hat die Digitalisierung auf die Planung von Events?

Es ist mit der Digitalisierung gleichzeitig leichter geworden, als Veranstaltungsplaner direkt an die Dienstleister zu gelangen, aber auch schwieriger, weil einen die Angebotsflut geradezu überwältigt. Damit einher geht, dass sich das Know-how verschoben hat: weg von den Event-Agenturen hin zu den eigentlichen Dienstleistern, wie den Locations. Diese sind darum heute viel mehr in der Funktion von Beratern, als sie das früher waren. 

 

In vielen Unternehmen werden Events von Assistentinnen und Assistenten geplant. Wie sind Ihre Erfahrungen mit dieser Zielgruppe? 

Assistenten und Assistentinnen sind viel empathischer als Eventplaner. Letztere haben meist schon ihre konkreten Ideen. Erstere lassen sich lieber beraten und man kann sie eher für einen coolen Vorschlag gewinnen. 
 

Meine Tipps für …

… Planer mit kleinem Budget 
Hier gilt das Gleiche wie im Ausgang mit Freunden. Wenn man da ein kleines Budget hat, trifft man ja auch andere Entscheidungen und kann vielleicht nicht in die aktuell angesagteste Location im Stadtzentrum gehen, sondern eher in eine weniger bekannte Location ausserhalb. Auch möglich: die eigenen Räumlichkeiten nutzen und das gesparte Geld lieber in tolles Catering investieren.
 
… Planer mit wenig Zeit
Fehlende Zeit ist auf jeden Fall keine Entschuldigung für einen halbbatzigen Event. Wer wenig Zeit hat, kann sich in bereits bestehende Konzepte einkaufen. Es gibt unzählige Angebote, aber auch Hospitality-Pauschalen übers ganze Jahr.
 
… Planer ohne Ideen
Für alle Ideensuchenden bieten wir den Inspiration Market oder unsere Business-Speed-Networkings an der SuisseEmex. Dort kann sich jeder in kurzen knackigen Präsentationen von der einen oder anderen Eventidee inspirieren lassen. 
 
… Planer ohne Erfahrung 
Hier rate ich, eine Agentur beizuziehen. Sie lieferntIdeen und die Umsetzung gleich mit. Oder man setzt auf einfache Konzepte.
 
… Planer mit unlimitierten Ressourcen 
Schön wär’s!

Zur Person

Stephan Willi ist Agenturleiter von Celebrationpoint und bringt Event-Dienstleister mit deren Kunden zusammen. Celebrationpoint veranstaltet auf der Messe SuisseEMEX das neue Event Village, wo Eventplaner schnell und unkompliziert verschiedene Dienstleister wie Hotels, Locations oder Rahmenprogramm­anbieter kennenlernen. 

 

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