PC Tipp

Virtuelle Agenda

Outlook hat nicht nur Ihre E-Mails, sondern auch Ihre Termine im Griff. In unserem Workshop lernen Sie, wie Sie Serientermine einrichten, Kalenderansichten anpassen und Outlook auf dem Smartphone nutzen. 

Der Kalender ist ein fixer Bestandteil von Microsofts Outlook-Software. Er ist in der Regel einem E-Mail-Konto zugeordnet, genau gleich wie das Adressbuch, die Aufgabenliste und die Notizen. Der Kalender bietet gerade in der Firmenorganisation zahlreiche nützliche Funktionen – von Einladungen über Serien­termine bis hin zum Einbinden von Feiertagen.

Termine im Griff

Sie können einen Termin auch durch Notizen, Grafiken, Tabellen und mehr ergänzen.Ein Termin ist in Outlook schnell eingetragen: Klicken Sie oben in der Symbolleiste auf Neuer Termin. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Details angeben können. Der Clou: Im unteren Fensterbereich kann nicht nur Text hinterlegt werden, Sie können auch Bilder anfügen, Tabellen erstellen, Grafiken einbinden, Anhänge hinzufügen und vieles mehr, was Sie aus anderen Office-Programmen wie Word oder Powerpoint kennen. Dazu klicken Sie auf den Reiter einfügen im Menüband und wählen das entsprechende Element aus. 

Teilnehmer einladen
Sollen am geplanten Termin weitere Personen teilnehmen, klicken Sie auf Teilnehmer einladen. Oberhalb des Betreffs erscheint jetzt eine neue Eingabezeile, in der Sie die E-Mail-Adressen aller Beteiligten eintippen. Sobald der Termin gespeichert wird, erhalten die anderen Personen eine Einladung zugestellt. Diese können sie mit einem Klick akzeptieren oder ablehnen. Falls es noch etwas zu klären gibt, kommt man per Klick auf mit Vorbehalt und Antwort vor dem Senden bearbeiten zur Möglichkeit, eine ausführliche Antwort zu verfassen, die dem Terminorganisator zugestellt wird. Geht es hingegen darum, einen anderen Zeitpunkt vorzuschlagen, wählen Sie den Befehl andere Zeit vorschlagen und bestätigen den ursprünglichen Termin unter Vorbehalt oder lehnen ihn ganz ab. Wissen Sie nicht auswendig, ob der Termin passt, klicken Sie auf den Punkt Kalender, um sich den Termin innerhalb Ihres Kalenders anzeigen zu lassen. Outlook macht zudem darauf aufmerksam, wenn es zu einer Terminüberschneidung kommt. 
 
Terminserie erfassen
Wiederholt sich ein Ereignis in einer gewissen Regelmässigkeit (zum Beispiel eine wöchentliche Sitzung), sollten Sie dieses in der Kalenderansicht von Outlook mit einem Klick auf Serientyp als Serienelement erfassen. Dadurch müssen Sie den Termin nicht jedes Mal eingeben. Im Fenster Terminserie wird das Serienmuster angelegt, das bestimmt, in welchem Abstand der Termin stattfindet (zum Beispiel wöchentlich oder jährlich). Anschliessend legen Sie fest, ob es sich endlos wiederholt oder nach einer gewissen Anzahl bzw. einem definierten Datum endet.

Die richtige Ansicht

Um den Überblick über die Termine zu behalten, können Sie in der Symbolleiste von Outlook zwischen verschiedenen Kalenderansichten wählen. Die Tagesansicht zeigt die Termine mit genauer Zeitangabe, während die ­Monatsansicht nur einen groben Überblick gibt. Bei der Wochenansicht ­haben Sie die Wahl zwischen Woche (7 Tage) und der Arbeitswoche (5 Tage).

Feiertage hinzufügen

Wenn man Termine weit im Voraus plant, vergisst man manchmal, darauf zu achten, ob sie auf einen Feiertag fallen. Damit das nicht passiert, lohnt es sich, die Feiertage gleich in Outlook anzeigen zu lassen. Klicken Sie dazu im Menü der Outlook-Software auf Datei und wählen Sie Optionen. Im Fens­ter Outloook-Optionen gehen Sie zu Kalender. Greifen Sie zu Feiertage hinzufügen und wählen Sie in der Länderliste Schweiz aus. Bestätigen Sie die Wahl mit einem Klick auf Ok, im Anschluss werden die Feiertage importiert.

Termine aus E-Mail erstellen

Nicht jede Einladung kommt als Terminanfrage bei Ihnen an. Oft werden Einladungen als einfache E-Mails mit dem Datum im Text verschickt. Wenn Sie die Nachricht in Outlook öffnen und danach als Termin speichern wollen, wählen Sie in der Symbolleiste im Bereich Quicksteps die Option Termin mit Nachrichtentext erstellen. Nun wird ein neuer Termin geöffnet, der die gesendete Nachricht enthält. Geben Sie noch das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein, speichern Sie den Termin und er wird in Ihrem Kalender an­gezeigt.

Outlook auf dem Handy

Outlook können Sie auch bequem auf dem Smartphone nutzen, Bild 4. Es gibt eine kostenlose App für die mobilen Betriebssysteme Android, iOS und Windows Mobile. Sie finden diese unter dem Link www.microsoft.com/de-ch/outlook-com/mobile. Sie müssen die Smartphone-App mit Ihrem Konto verbinden, damit Sie auf den Kalender und alle E-Mails Zugriff ­haben. Dazu tippen Sie in der App auf das Zahnrad-Symbol, um zu den Einstellungen zu gelangen, und wählen anschliessend Konto hinzufügen. Die Termine werden automatisch importiert.

Dieser Text erschien zuerst im ­Computermagazin PCtipp.

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Beat Rüdt ist Redaktor beim Schweizer Computermagazin PCtipp. 

 

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