Zeitgemässe Reiseplanung schafft Raum für Neues

Assistenzen jonglieren täglich zahlreiche Aufgaben – sie koordinieren Termine und Projekte, kommunizieren mit Stakeholdern und planen Geschäftsreisen. Letzteres kann besonders aufwendig sein: Verschiedene Verkehrsmittel und Unterkünfte müssen verglichen, persönliche Vorlieben und Unternehmensrichtlinien berücksichtigt werden. Gerade bei kurzfristigen Anfragen kann das für Stress sorgen.

Dabei sind Geschäftsreisen für den Unternehmenserfolg und die Mitarbeitenden sehr wichtig. Laut der Global Business Travel Survey ist das Reisen für 51 Prozent der Mitarbeitenden aus der DACH-Region entscheidend für ihren beruflichen Erfolg. Unterwegs zu sein, ermöglicht persönlichen Austausch, fördert Geschäftsbeziehungen und eröffnet neue Chancen. Eine gute Organisation trägt dazu bei, dass Reisende sich dabei auf ihre geschäftlichen Ziele konzentrieren können.

Erfolgsfaktoren für die Reiseplanung

Die manuelle Reiseplanung stellt Assistenzkräfte vor grosse Herausforderungen, da sie verschiedene Faktoren für eine erfolgreiche Organisation berücksichtigen müssen:

• Effizienz: Der Zeitaufwand sollte so gering wie möglich sein, damit sie sich auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren können.
• Richtlinienkonformität: Alle Reisebuchungen müssen den Unternehmensrichtlinien entsprechen, um Probleme mit der Kostenerstattung oder Sicherheit zu vermeiden.
• Personalisierung: Die Reise sollte auf individuelle Bedürfnisse und Präferenzen der Reisenden zugeschnitten sein.
• Flexibilität: Um bei unvorhergesehenen Ereignissen die Reise nicht absagen zu müssen, sollten Zeitpuffer eingeplant oder entsprechende Flex-Tarife berücksichtigt werden.
• Kostenkontrolle: Das verfügbare Budget sollte nicht überschritten werden.
• Dokumentation: Ausgaben bereits in der Planung lückenlos zu erfassen, ist für die spätere Abrechnung unerlässlich.

KI erleichtert die Reiseplanung 

Digitale Lösungen für das Geschäftsreisemanagement ermöglichen, die Reiseplanung in wenigen Schritten durchzuführen. Statt sich durch verschiedene Buchungsplattformen zu klicken, integrieren intelligente Tools automatisch persönliche und unternehmensspezifische Präferenzen in den Planungsprozess.

Individuelle Wünsche der Reisenden fliessen direkt in die Angebotssuche ein und Assistenzen buchen automatisch mit den Profileinstellungen des Reisenden. Ein besonderer Vorteil: Mit jeder Nutzung verfeinert die integrierte KI ihre Vorschläge. Denn sie lernt aus früheren Buchungen und priorisiert bevorzugte Hotelangebote oder Fluggesellschaften. Assistenzen können so in wenigen Schritten eine massgeschneiderte Geschäftsreise über eine Software planen, die alle Aspekte der Reise bündelt. Sobald die Reise genehmigt ist und durchgeführt wird, überträgt das System die gebuchten Ausgaben ausserdem direkt in den Abrechnungsprozess. Eine Mehrfacheingabe der Daten ist somit nicht notwendig.

Intelligente Budget- und Compliance-Prüfung

Eine zusätzliche zeitaufwendige Herausforderung liegt darin, Angebote gegen die Unternehmensrichtlinie zu prüfen und diese bei der Buchung einzuhalten. Dazu zählt auch das vorgegebene Budget, z. B. für die Hotelübernachtung. Jeden Aspekt der Reise müssen Assistenzen manuell abgleichen, um einen Verstoss zu vermeiden. Da die Richtlinien je nach Reiseziel oder Hierarchieebene variieren können, ist es nicht möglich, sich auf vorherige Buchungen zu verlassen. Wird eine Vorgabe missachtet, müssen die Reisepläne überarbeitet werden. Das kostet zusätzliche Zeit, die Assistenzkräfte effizienter nutzen könnten. 

Mit einer digitalen Lösung können sie Reiserichtlinien bereits in der Reiseplanung berücksichtigen: Bei der Wahl eines von der KI vorgeschlagenen Hotels oder Mietwagens werden Richtlinien und Budgetvorgaben automatisch abgeglichen und erfüllt. Sollte die Wahl durch eigene Recherchen oder Wünsche der Reisenden ausserhalb der Reiserichtlinie liegen, werden richtlinienkonforme Alternativen vorgeschlagen. 

Folgende Fragen kann die Lösung dadurch automatisiert berücksichtigen und stetig optimieren:

• Welche Flug-, Zug- oder Mietwagenklasse gilt, abhängig von Reisezweck oder Hierarchieebene?
• Mit welchem Dienstleister gibt es Rahmenverträge, die entsprechend bevorzugt werden sollten?
• Welche Maximalpreise gelten für Hotels oder Flugklassen?
• Welche nachhaltigen Reiseoptionen stehen zur Verfügung und sollten priorisiert werden?
• Welche zusätzlichen Leistungen dürfen gebucht werden (z. B. Sitzplatzreservierung)?

Nachbearbeitungen der Reiseplanung und Rückfragen an Verantwortliche oder Reisende können so minimiert werden. Das erleichtert es, sich auf die tatsächlichen Kosten und das Preis-Leistungs-Verhältnis zu fokussieren.

Reisesicherheit beginnt bei den Daten

Eine digitale Reisemanagementlösung mit integrierter künstlicher Intelligenz bietet viele Vorteile und entlastet Assistenzen bei ihrer täglichen Arbeit. Dabei spielt auch der Datenschutz eine überaus wichtige Rolle. Bei der Geschäftsreiseplanung fallen viele sensible Daten an – von Pass- und Kreditkarteninformationen über Reiseverhalten bis hin zu Präferenzen und Gesundheitsdaten.

Viele Anbieter hosten ihre Software in der Cloud und setzen auf verantwortungsvolle KI. Sie kümmern sich darum, die Software zu warten und Sicherheitsstandards wie ISO 27001 einzuhalten. KI-basierte Anwendungen halten dabei höchste Standards in Bezug auf Datenschutz, Datensicherheit und Cybersicherheit ein: Daten werden verschlüsselt gespeichert, rollenbasiert zugänglich gemacht und lassen sich zentral verwalten. Trotzdem sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Lösung gemeinsam mit dem Anbieter prüfen, ob ihre spezifischen Anforderungen an Compliance und Datenschutz vollständig erfüllt werden können.

Fazit

Unternehmen, die noch an klassischen Buchungsprozessen festhalten, verlieren wertvolle Ressourcen. Mit KI-gestützten Lösungen können Mitarbeitende Reisen schneller planen, ihre Arbeitszeit produktiver nutzen und Budgets optimal einsetzen. Reisende wiederum profitieren von individuellen Reiseplänen und können sich auf ihre geschäftlichen Aufgaben konzentrieren.