Auf kritische Bemerkungen souverän reagieren

Kritische Fragen und Kommentare in Meetings können verunsichern. Insbesondere Personen, denen es ohnehin eher schwerfällt, in Gruppen das Wort zu ergreifen, fühlen sich dann oft – zurecht oder nicht – persönlich angegriffen.

Deshalb seien hier einige Strategien und Techniken vorgestellt, die Ihnen helfen, in solchen Situationen innerlich ruhig zu bleiben und souverän auf solche Aussagen zu reagieren.

Konkretisierungsfragen: Sachlich statt emotional debattieren

Mit Konkretisierungsfragen können Sie emotional werdende Gespräche auf eine faktenbasierte Sachebene zurückführen. Insbesondere Aussagen, die solche Adverbien wie «immer», «stets» oder «nie» enthalten, werden oft als Angriff empfunden.

Ähnliches gilt für Sätze, die solche Eigenschaftswörter wie «chaotisch», «planlos» oder «realitätsfremd» enthalten, denn: Sie sind unkonkret, lassen viel Interpretationsspielraum und führen deshalb schnell zu Missverständnissen.

Angenommen, ein Kollege sagt in einem Meeting zum Beispiel reagierend auf eine Aussage von Ihnen:

«Sie kennen ja die Fakten nicht!»
«Die Analysen von Ihnen sind immer unvollständig!»

Dann können Sie mit einer Konkretisierungsfrage, die nach Beispielen, Daten oder konkreten Situationen fragt, erkunden, worauf sich diese pauschale Aussage real bezieht.

So bringen Sie das Gespräch wieder auf eine sachliche Ebene und machen aus Behauptungen und Meinungsäusserungen überprüfbare Aussagen.

Allgemeine Konkretisierungsfragen

• «Was veranlasst Sie zu dieser Aussage?»
• «Worauf stützt sich Ihr Eindruck, dass …?»
• «Wie sind Sie zu dieser Einschätzung gelangt?»

Fragen nach konkreten Beispielen

• «Können Sie mir ein Beispiel hierfür nennen?»
• «Konkretisieren Sie dies bitte für mein Verständnis!»

Fragen zur Klärung von Begriffen

• «Was meinen Sie genau mit … (z.B. unfair, chaotisch)?»
• «Worin zeigt sich für Sie ein ‹chaotisches Verhalten›?»

Fragen zur gewünschten Veränderung

• «Wie sollte es aus Ihrer Warte anders sein?»

Stellen Sie offene Fragen, die man nicht nur mit «ja» oder «nein» beantworten kann. Vermeiden Sie zudem Suggestivfragen sowie – soweit möglich – Warum-Fragen.

Kritische Stimmen einfangen und das Gespräch führen

Kritische Reaktionen auf Äusserungen in Meetings verursachen speziell bei Personen oft Stress, die es ohnehin Überwindung kostet, ihre Meinung, Bedenken usw. in Gruppen zu äussern. Die zweistufige Technik des
«Pacing & Leading» hilft Ihnen, in solchen Situationen weder in ein Schweigen zu verfallen noch reflexartig eine
Verteidigungshaltung einzunehmen, sondern das Gespräch souverän fortzuführen. 

Beim Pacing greifen Sie zunächst einen Teil der Aussage der anderen Person auf und zeigen damit, dass Sie ihre
Perspektive gehört und verstanden haben, ohne dieser automatisch in allen Aspekten zuzustimmen. Dadurch
sinkt der Widerstand, und die Gesprächsbasis wird entspannter.

Beim Leading führen Sie das Gespräch dann in die Richtung, die Sie brauchen oder sich wünschen: also zum
Beispiel hin zu den Fakten, Lösungen und nächsten Schritten. In der Kombination mit Konkretisierungsfragen entsteht so eine elegante Doppelstrategie: Erst nehmen Sie die Spannung aus der Situation, dann lenken Sie das
Gespräch in konstruktive Bahnen.

Schritt 1: Pacing

• Ziel: Rapport herstellen, das Gegenüber fühlt sich verstanden.
• Technik: Teile der Aussage aufgreifen, ohne der gesamten Kritik zuzustimmen.

Beispiele:
«Ich verstehe, dass Ihnen die Prognose im Moment zu optimistisch erscheint …»
«Sie haben recht, die Zahlen im 2. Quartal waren unter Plan …»

Schritt 2: Leading

• Ziel: Das Gespräch in die gewünschte Richtung lenken.
• Technik: Nach dem Pacing sofort die eigene Botschaft platzieren.

Beispiele:
«… und genau deshalb habe ich diese Analyse vorbereitet.»
«… und deshalb schlage ich vor, dass wir die drei grössten Kostentreiber genauer prüfen.»

Schritt 1 und 2 kombiniert

«Ich verstehe, dass Ihnen der Aufwand hoch erscheint, doch die Projektdaten zeigen, dass wir damit langfristig Kosten sparen.»

Weitere Techniken für einen souveränen Auftritt

Metakommunikation: über den Gesprächsprozess sprechen

Beispiele:
«Ich merke, dass gerade viele kritische Punkte aufkommen. Wollen wir sie der Reihe nach besprechen?»
«Lassen Sie uns klären, worauf wir uns heute fokussieren wollen.»

Sich Zeit verschaffen und Ruhe ins Gespräch bringen

Beispiele:
«Das ist ein wichtiger Punkt. Ich schaue kurz in die Zahlen.»
«Lassen Sie mich die Daten aus dem letzten Quartal kurz heranziehen.»

Schritt-für-Schritt-Technik

Beispiele:
«Sie sprechen drei Punkte an. Mit welchem möchten Sie beginnen?»
«Lassen Sie uns zuerst den Umsatz, dann die Kosten und zuletzt die Investitionen betrachten.»

«Ja, und …»-Technik

Beispiele:
«Ja, das ist ein hoher Wert und gleichzeitig zeigt der Vergleich mit dem Vorjahr, dass wir effizienter wurden.»
«Ja, dieses Risiko besteht und genau deshalb haben wir einen Plan B vorbereitet.»

Das souveräne Reagieren einüben und trainieren

Üben Sie die genannten Techniken im Alltag, damit Sie in ihrer Anwendung eine gewisse Routine erlangen. Ich verspreche Ihnen, wenn Sie dies tun, werden Sie künftig in Meetings auf kritische Bemerkungen nicht nur gelassener reagieren. Sie werden anschliessend auch häufiger das Gefühl haben: Das Meeting ist so gelaufen, wie ich es gewünscht habe.

Dadurch steigt Ihr Mut, in Meetings Dinge zu äussern, von denen Sie vermuten, diese könnten zu kritischen
Reaktionen führen. Denn Sie wissen ja: Ich kann hierauf souverän reagieren.

Dieser Text wurde zur Verfügung gestellt von Die PRofilBerater GmbH.