ChatGPT als digitales Arbeitszimmer

Heute ein LinkedIn-Beitrag, morgen eine Geschäftseinladung und nachher noch schnell eine Zusammenfassung des letzten Meetings für die Geschäftsleitung. Auch Sie werden wahrscheinlich in vielen Fällen zu ChatGPT oder einem anderen KI-Tool greifen, um Ihre Pendenzen zügiger abzuarbeiten.

Doch ist man damit in jedem Fall auch wirklich schneller? Bei jeder Unterhaltung mit einer KI beginnen Sie ein ums andere Mal wieder von vorne und geben Ihr Vorhaben, Ihre Zielsetzung und Erwartungen im Chat ein. Ressourcen-, zeit- und nervenschonend sieht anders aus.  

Gerade bei wiederkehrenden, aufeinander aufbauenden oder Aufgaben im Team kann die Verwendung von ChatGPT-Projekten daher sehr interessant sein.  

Was genau sind ChatGPT-Projekte? 

Stellen Sie sich einen digitalen Arbeitsraum vor, in dem sich die unterschiedlichsten Dokumente, Dateien, Chats und projektspezifische Anweisungen bündeln lassen. Genau das sind im Grunde ChatGPT-Projekte. Wiederkehrende Informationen müssen so nicht bei jedem Chat wieder neu hinzugefügt werden, denn die KI greift auf die hinterlegten Inhalte zurück und nutzt diesen Kontext für die Erstellung passgenauerer Inhalte. ChatGPT wird dadurch zwar nicht allwissend, erleichtert Ihnen jedoch grundlegend die Vorarbeit.  

Perfekt für Teams 

In einem geteilten Projekt wird ChatGPT zur gemeinsamen Arbeitsmappe. Nicht jedes Teammitglied muss wieder bei null beginnen, sondern sieht, welche Überlegungen bereits gemacht wurden, welche Dateien relevant sind und woran die anderen gearbeitet haben.  

Ein ChatGPT-Projekt ist also so etwas wie ein gemeinsamer Kontext-Hub oder auch ein gemeinsames Arbeitsgedächtnis, auf das alle Berechtigten zugreifen können, um so die Arbeit effizienter zu machen. Zudem kann ChatGPT den Kontext aus weiteren Chats innerhalb des Projekts berücksichtigen und dadurch passender reagieren. 

Beispiel 1: Wiederkehrende LinkedIn-Beiträge ohne KI-Einheitsbrei 

Unternehmen, die durch regelmässige Beiträge auf LinkedIn sichtbar sein wollen, nutzen oftmals ChatGPT zur Texterstellung. Doch KI-generierte Beiträge klingen oft austauschbar und generisch. Um dieses Problem zu umgehen, bietet es sich an, ein ChatGPT-Projekt zu erstellen, etwa «LinkedIn-Kommunikation Firma X». Dort hinterlegen Sie Zielgruppe, Kommunikationsziele, Kernbotschaften, frühere Themenpläne, Informationen zu Produkten oder Dienstleistungen, Corporate Wording und No-Gos. 

ChatGPT kann neue Beiträge auf Basis dieses Kontexts vorbereiten, die der Kommunikationslogik des Unternehmens entsprechen und nicht nach einem KI-Einheitsbrei klingen. Sie als Assistenz oder Marketingmitarbeitende bleiben die Kontrollinstanz und verleihen einem Beitrag den finalen Schliff, jedoch mit einem deutlich geringeren Aufwand.

Beispiel 2: Events oder GL-Sitzungen vorbereiten 

Bei Führungskräftetagungen oder GL-Sitzungen gibt es vieles zu beachten. Ein ChatGPT-Projekt kann beim Strukturieren und Formulieren massgeblich helfen, indem die KI Einladungen entwirft, Ablaufvarianten vergleicht, Traktanden strukturiert, Pendenzenlisten formuliert, Briefings erstellt oder Risiken sichtbar macht. 

Legen Sie dazu einfach ein Projekt «Führungskräftetagung 2026» oder «GL-Sitzungen 2026» an und bündeln Sie dort alle relevanten Informationen wie Vorjahresunterlagen, Ablaufplan, Budgetrahmen, Lieferanteninformationen, Gästeliste, Teilnehmendenstruktur (bei Bedarf anonymisiert) oder die Protokollstruktur.  Sie selbst behalten die Steuerung, müssen aber nicht jede Text- und Strukturarbeit von Grund auf selbst erledigen.

Binden Sie Datenquellen ein 

Viele Informationen, die für die Arbeit mit ChatGPT relevant sind, liegen bereits in bestehenden Ablagen, etwa auf Google Drive, SharePoint oder in anderen internen Systemen. Je nach Abo, Berechtigung und technischer Verfügbarkeit lassen sich solche Datenquellen mit ChatGPT verbinden. So können Unterlagen schneller gefunden und in Aufgaben einbezogen werden, ohne dass jede Datei einzeln hochgeladen werden muss.  

Wichtig: Nicht jede Datenquelle ist in jedem Abo verfügbar und nicht jede Verbindung funktioniert automatisch innerhalb eines ChatGPT-Projekts. Prüfen Sie deshalb vorab, welche Systeme in Ihrem Unternehmen freigegeben sind und welche Informationen ChatGPT verwenden darf. 

Je stärker ChatGPT mit internen Datenquellen verbunden wird, desto wichtiger werden klare Berechtigungen und verbindliche Datenschutzregeln.

ChatGPT Business 

Für einzelne Tests reicht eine Gratisversion. Wer ChatGPT jedoch beruflich intensiv nutzt, mit Kundendaten arbeitet oder Projekte im Team teilt, sollte die passende Business-Lösung prüfen. Dort sind Datenschutz, Zusammenarbeit, Rechteverwaltung und Datenverwendung professioneller geregelt als in einem privaten Einzelkonto. Trotzdem gilt: Auch ein Business-Abo ersetzt keine internen Compliance-Regeln und keine sorgfältige Prüfung sensibler Daten.

Nicht ChatGPT führt, sondern Sie 

ChatGPT-Projekte ersetzen nicht die strukturierende Arbeit der Assistenz. Im Gegenteil: Sie machen sichtbar, wie wichtig genau diese Struktur ist. Wer Ziel, Kontext, Tonalität, Dateien und Verantwortlichkeiten sauber vorbereitet, bekommt deutlich bessere KI-Ergebnisse. Die Assistenz wird damit nicht überflüssig, sondern zur Architektin eines digitalen Arbeitsraums, in dem Mensch und KI effizienter zusammenarbeiten.