Travel Management

Comeback der Geschäftsreise

Die Pandemie ist noch lange nicht vorbei, doch langsam steigt die Zahl der Geschäftsreisen wieder. Wer Vorsichtsmassnahmen einhält, muss nicht mehr auf das persönliche Meeting oder Geschäftsreisen verzichten. Wie Unternehmen ihre Reisen planen, die Mitarbeitenden schützen und wie sich das Image der Geschäftsreise wandelt.

Aus einer Mitteilung des Bundesamtes für Gesundheit: «Wir empfehlen Ihnen, auf Auslandsreisen zu verzichten, die nicht notwendig sind.» An anderer Stelle heisst es: «Seit dem 6. Juli 2020 müssen alle Personen, die aus einem Staat oder Gebiet mit hohem Infektionsrisiko in die Schweiz einreisen, während zehn Tagen in Quarantäne.» Deutliche Worte, die klar machen, dass die Corona--bedingten Reisebeschränkungen noch lange nicht vorbei sind. Seit Monaten werden Messen, Kongresse und Meetings abgesagt, an ihre Stelle treten Online-Events und Videokonferenzen. Ein Ende ist nicht absehbar.
Doch in vielen Betrieben wächst die Ungeduld. Die Kollegen wollen wieder mit Geschäftspartnern neue Projekte diskutieren und am Messestand bei Kaffee und Keksen mit Kunden plaudern. Videokonferenzen und virtuelle Messen sind auf Dauer kein Ersatz. «Online-Formate sind eine wertvolle Alternative. Aber die persönliche Begegnung können sie nicht ersetzen», sagt Adrian- Matt, Inhaber und Geschäftsführer von TravelBrain in Dietikon. Der Dienstleis-ter kümmert sich für Unternehmen um alle Aspekte des Travel Managements. Ganz ähnlich sieht das auch der Deutsche Reiseverband (DRV) aus Berlin, der die Studie Chefsache Business Travel 2020 erstellt hat. «Mehr als acht von zehn Geschäftsreisenden bevorzugen persönliche Treffen. Virtuelle Meetings sind nur eine Notlösung», erklärt Florian Storp, Vorsitzender des Ausschusses Business Travel beim DRV.

Acht von zehn Geschäftsreisenden bevorzugen persönliche Treffen.

Aber es gibt Hoffnung. Experten in Reisebüros und Personalabteilungen arbeiten an Hygiene- und Sicherheitskonzepten, um Dienstreisen und persönliche Meetings wieder zu ermöglichen.

Sicherheitskonzepte

Allerdings benötigen Reisen in Corona-Zeiten besondere Vorbereitung. Die erste Frage, die man sich stellen sollte, lautet: Ist die Reise wirklich notwendig? Lautet die Antwort Ja, sollten der Mitarbeitende und gegebenenfalls auch betroffene Kunden oder Geschäftspartner mit in die Planung einbezogen werden. Bei der Buchung von Hotel, Airline und Mietwagen sollten bevorzugt Anbieter mit zertifizierten Hygienekonzepten gewählt werden. Unverzichtbare Information für die Planung bieten Websites, die Auskunft geben über die Situation im jeweiligen Reiseland und die damit zusammenhängenden Einschränkungen oder Vorsichtsmassnahmen. 
Experten wie Adrian Matt empfehlen auch, die Mitarbeitenden gut auszurüsten. Dazu gehören beispielsweise ein Set Mund- und Nasenschutz und Handschuhe, vielleicht auch ein Fläschchen mit Desinfektionslösung für unterwegs. 
Auch die Rückreise ist Teil der Planung. Sonst drohen böse Überraschungen. Wer nämlich aus einem Risikogebiet einreist, muss in der Schweiz erst mal für zehn Tage in Quarantäne. Über die aktuellen Regeln informiert das Bundesamt für Gesundheit. Auch das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) erteilt Auskunft, etwa über Einreisebestimmungen für Schweizer Staatsbürger.

Fürsorgepflicht der Arbeitgeber

Dies alles sind keineswegs nur Empfehlungen. TravelBrain-Chef Adrian Matt erinnert daran, dass Unternehmen «im Rahmen der Fürsorgepflichten verpflichtet sind, ihren reisenden Mitarbeitenden die Vorgaben im Zielland zu erklären». Gesetzlich geregelt sind diese Pflichten in Art. 6 Arbeitsgesetz und Art. 10 zur Bekämpfung der COVID-19-Epidemie. Es gilt das STOP-Prinzip (Substitution, technische Massnahmen, organisatorische Massnahmen, persönliche Schutzausrüstung). Logischerweise gilt die Fürsorgepflicht auch für reisende Mitarbeitende.
Und was ist, wenn ein Kollege sich weigert, auf Dienstreise zu gehen? Sofern die Reise nicht in ein Risikogebiet geht, darf der Arbeitgeber ihn durchaus verpflichten, die Reise anzutreten. Wirklich empfehlenswert ist dies jedoch nicht. Gerade bei Mitarbeitenden, die vielleicht schon etwas älter sind oder an Vorerkrankungen wie Diabetes oder Asthma leiden und sich deshalb nicht so gerne in vollbesetzte Flugzeuge oder Züge setzen, sollten Vorgesetzte keinen Zwang ausüben.

Nach dem Abflauen der Pandemie rechne ich mit einem Nachholbedarf und einem Peak bei den Buchungen.

Reisen in Schatten der Pandemie ist also eine komplizierte Angelegenheit geworden. DRV-Experte Florian Storp erwartet gerade deshalb einen Boom bei Geschäftsreisebüros, die sich professionell um alle organisatorischen und sicherheitsrelevanten Aspekte des Reisens kümmern. Die Kombination aus sinkenden Infektionszahlen und etablierten Sicherheitsmassnahmen dürfte dafür sorgen, dass die Reiseaktivitäten wieder in Schwung kommen: «Ich rechne vor allem nach dem Abflauen der Pandemie mit einem gewissen Nachholbedarf bei den Unternehmen und einem Peak bei den Buchungen. Danach werden sich die Buchungen aber auf einem niedrigen Niveau einpendeln, das nur langsam ansteigt», sagt Matt.

Neues Image der Geschäftsreise 

Geschäftsreisen waren bereits vor Corona schon umstritten. Vielreisende Mitarbeitende wurden von den Kollegen gelegentlich mit Argwohn betrachtet. Was gibt es Schöneres, als auf Reisen zu gehen und abends in der Hotelbar einen Cocktail auf Firmenkosten zu schlürfen? Die mobilen Kollegen sehen das etwas anders. Für sie sind Reisen oftmals mit Stress verbunden. Schliesslich stehen sie unter Erfolgsdruck und auf dem Schreibtisch stapelt sich derweil die Arbeit. Zum Negativ-Image der Geschäftsreise trägt auch die Diskussion ums Klima bei. Muss die Reise von Zürich nach Genf unbedingt im Flieger absolviert werden? Wäre da die Fahrt mit der SBB nicht besser? 
Nun hat der monatelange Lockdown auch Skeptikern gezeigt, welchen Charme eine persönliche Begegnung mit Kunden oder Geschäftspartnern besitzt. Der Business-Trip könnte also bald wieder ein allseits akzeptierter Bestandteil des Arbeitslebens sein – besonders, wenn Manager in Zukunft verstärkt auf den klimafreundlichen Zug steigen. 

Tipps für eine sichere Geschäftsreise

Die nachfolgenden Tipps entstanden in Zusammenarbeit mit TravelBrain und dem Deutschen Reiseverband.

  • Infektionszahlen, Quarantäneregeln und Einreisebestimmungen ändern sich schnell. Bevorzugen Sie deshalb bei Flug- und Zugreisen flexible und umbuchbare Tarife.
  • Das gilt auch für Hotelbuchungen. 
  • Halten Sie die Abstandsregeln ein, auch wenn es beim Security-Screening,
  • im Check-in-Bereich oder bei der Gepäckausgabe eng zugeht. 
  • Meiden Sie nach Möglichkeit Warteschlangen vor Ticketschaltern, Empfangstresen, Frühstücksbuffets oder Fahrstühlen. 
  • Nutzen Sie mobile Bezahlmethoden und mobiles Check-in im Hotel.
  • Buchen Sie online statt am Service-Schalter.
  • Bilden Sie Tischgemeinschaften in Restaurants mit gemeinsam reisenden Mitarbeitenden oder Geschäftspartnern, mit denen Sie ohnehin Kontakt pflegen. 
  • Installieren Sie die Travel Admin App auf Ihrem Smartphone. Diese App wird vom Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) bereitgestellt. Sie hilft mit Checklisten und laufend aktualisierten Hinweisen per SMS. Sollte eine Rückholaktion erforderlich werden, teilt die App den Aufenthaltsort des Reisenden mit dem EDA. Zudem sind Adressen und Kontaktdaten der nächstgelegenen Schweizer Vertretung hinterlegt.
  • Geben Sie den zuständigen Reisemanagern nach der Reise ein Feedback. Wie war das Sicherheitsniveau? Wo gab es Lücken? Die verantwortlichen Reisespezialisten brauchen dieses Feedback, um den Gesundheitsschutz der mobilen Kollegen in Zukunft noch besser organisieren zu können.

Websites für die Reiseplanung

In Corona-Zeiten kann sich die Situation an ihrem Reiseziel schnell ändern. Hier helfen Webseiten, die tagesaktuelle Informationen zu den Ländern bieten.

Bundesamt für Gesundheit (BAG)
Das BAG bringt auf seine Seite eine Fülle aktueller und verlässlicher Infos für Reisende. Dazu gehören etwa Reisewarnungen für bestimmte Länder oder Regionen und eine Liste der Staaten mit derzeit erhöhtem Infektionsrisiko. Auch die Quarantänebestimmungen für Einreisende aus Risikogebieten werden genannt.
https://www.bag.admin.ch/bag/de/home/krankheiten/ausbrueche-epidemien-pandemien/aktuelle-ausbrueche-epidemien/novel-cov.html

Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA)
Zahlreiche offizielle Infos zu Einreisebestimmungen und Risikogebieten. Empfehlenswert ist auch die Travel Admin App.
https://www.eda.admin.ch/eda/de/home/vertretungen-und-reisehinweise/fokus/focus5.html

IATA TravelCentre
Liefert für alle Staaten aktuelle und vollständige Informationen zu allen Aspekten des Reisens: Pass- und Visabestimmungen, Zollregelungen, sowie die Gesundheitssituation im jeweiligen Land. Eine Weltkarte zeigt, welche Covid-19-Restriktionen im jeweiligen Land gerade in Kraft sind. Die zugrundeliegenden Datenquellen werden laut IATA auch von den Fluggesellschaften genutzt.
https://www.iatatravelcentre.com/passport-visa-health-travel-document-requirements.htm

Re-Open Europa
Die offizielle Seite der Europäischen Union mit Informationen für Reisende innerhalb der EU. Nach Eingabe des Lands werden Fragen beantwortet, die für Besucher wichtig sind. Man erfährt, welche Einschränkungen und Regeln im Hinblick auf Covid-19 zu beachten sind und was gerade als Risikogebiet eingestuft wird.
https://reopen.europa.eu/de

Open Up for Business
Die Plattform wurde 2009 nach Erfahrungen mit Krisen und Katastrophen wie der SARS-Pandemie, oder dem Tsunami im Indischen Ozean gegründet. Neben Dienstleistungen für die Organisation von Geschäftsreisen gibt es auch eine Weltkarte mit Daten zur Covid-19-Situation im jeweiligen Staat und den entsprechenden Bestimmungen und Einschränkungen.
https://openupforbusiness.com/

European Centre for Disease Prevention and Control
Diese offizielle Seite der Europäischen Union ist eigentlich nicht speziell für Reisende gedacht, aber auch für diese wertvoll. Sie liefert eine Vielzahl detaillierter Infos, Daten und Zahlen über die Entwicklung und die aktuelle Situation der Covid-19-Pandemie in Europa.
https://www.ecdc.europa.eu/en/covid-19-pandemic

Tripsource
Die Seite bietet eine Fülle von Covid-19-Informationen. So erfährt man beispielsweise, welche Vorsichtsmaßnahmen sinnvoll sind und welche Einreisebestimmungen in den Ländern gelten. Eine Weltkarte, zeigt, wie hoch das Infektionsrisiko in den einzelnen Regionen ist.
https://need2know.tripsource.com/

Travel Vitals
Die vom Finanzdienstleister American Express betriebene Seite präsentiert unter anderem eine interaktive Weltkarte mit aktuellen Covid-19-Daten. Daneben gibt es Links zu Gesundheits-bezogenen Seiten wie beispielswiese den aktuellen Übersichtsgrafiken der WHO oder der Johns Hopkins University.
https://travelvitals.amexgbt.com/

 

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Mehmet Toprak ist freischaffender Journalist.

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