Cloud Services
Dem Himmel so nah
Dokumente, Musik, Fotos, Filme … Unser täglicher Datenberg wächst rasant. Doch wohin mit all den Gigabyte? Immer mehr Menschen nutzen dafür inzwischen Clouds. Denn die sind nicht nur zum Speichern von Daten praktisch, sie bieten ausserdem etliche nützliche Zusatzfunktionen. Das erkennen auch immer mehr Unternehmen.
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Unsere Daten wandern immer mehr in die Cloud (Bild: 123RF)
Seit einigen Jahren nutzen viele Menschen die Annehmlichkeiten von sogenannten Cloud-Diensten, um Ordnung ins alltägliche Daten-Chaos zu bringen. Und es werden immer mehr. Mehr Daten, mehr Cloud-User, mehr Dienste. Die sind vor allem eins: verdammt praktisch. Wo man vor ein paar Jahren noch etliche Gigabyte an Daten auf Festplatten, USB-Sticks und anderen Speichermedien aufbewahren musste, legt man nun einfach alles in der Cloud ab – und gesichert ist’s. Doch nicht nur das. Alle Daten sind erst noch von überall aus erreichbar, auch mit dem Smartphone oder Tablet. Je nachdem, welchen Anbieter man wählt, kann man die Cloud nicht nur als Speicher-Platz nutzen, sondern sogar mit mehreren Personen gleichzeitig im Browser an einem Dokument arbeiten.
Diesen Mehrwert erkennen auch immer mehr Unternehmen: «In unserer Abteilung arbeiten wir quasi nur noch mit Google Drive – wir haben fast nichts mehr auf lokalen Laufwerken. Auch unser Mailsystem haben wir auf Google umgestellt. Der Hauptgrund dafür war die Kos-tenoptimierung und dass wir so auch von überall aus arbeiten können. Wir haben zwei Standorte, da ist die Cloud für uns ein grosser Vorteil», erzählt Dorothee Gassmann, die als Assistentin des IT-Abteilungsleiters bei der Ringier AG arbeitet.
Gemischte Gefühle
Allerdings sehen auch viele die hier lauernden Gefahren: Was passiert beispielsweise, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet? Welche Daten sind so wertvoll, dass sie erst gar nicht im Internet stehen sollten, und wie behält man als Chef die Kontrolle darüber, was in die Cloud geladen wird und was nicht? Und was ist eigentlich mit der NSA? Wählt man besser einen Server, der in der Schweiz steht?
«Ein Unternehmen, das mit Cloud-Systemen arbeitet, sollte bestenfalls Richtlinien herausgeben, welche Daten dort gespeichert werden dürfen und welche nicht. Wir suchen derzeit Lösungen für dieses Problem. Denn im Prinzip kann kein Manager das überprüfen. Zudem muss ein Geschäftsführer sich darüber im Klaren sein, welche Daten schützenswerte Inhalte haben, und dafür dann eine entsprechende Verschlüsselung einführen», klärt Markus Sackmann auf, der als IT-Experte bei der Tom Talent Holding in Zürich arbeitet. Auch dort nutzt man die Vorteile der Cloud, steht dem Ganzen allerdings mit gemischten Gefühlen gegenüber.
Denn eine hundertprozentige Sicherheit durch Verschlüsselungen gibt es zum jetzigen Zeitpunkt nicht: «Wir sind da noch ganz am Anfang und wissen nicht, ob es in 20 bis 30 Jahren völlig problemlos möglich sein wird, verschlüsselte Daten zu lesen. Zudem hat man auch keine Kontrolle darüber, was mit gelöschten Daten passiert, schliesslich weiss man nicht, wie viele Back-ups davon existieren. Je nachdem, um welche Daten es sich also handelt, würde ich damit gar nicht in die Cloud gehen.»
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Firmeninterner Server vs. Cloud
Klar – die Vorteile eines firmeninternen Servers liegen auf der Hand: Hier bewahrt man die Kontrolle über die eigenen Daten und kann entsprechende Speichermedien, sollte man sie löschen wollen, kurzerhand physisch zerstören – mit einem Bohrer beispielsweise. Zudem ist jederzeit gewährleistet, dass die Daten nicht ausserhalb der Firma verwendet oder jemand Firmenfremdes sich Zugriff dazu verschaffen kann. Doch für viele Nutzer überwiegen die Vorteile der Cloud: Einsparung von Speicherplatz, Zugriff von überall aus, kein Datenverlust und je nach Anbieter können Dokumente von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Und ganz ehrlich: Wenn es sich nicht gerade um geheime Firmendokumente, brandneue Erfindungen oder empfindliche Kundendaten handelt – welche Daten sind denn eigentlich unbedingt schützenswert?
Die Qual der Wahl
Dateien hochladen, Dokumente mit anderen teilen und gemeinsam bearbeiten, Synchronisieren von Daten – das alles geht in der Cloud recht einfach. Natürlich kommt es auch ein wenig auf den Anbieter an, schliesslich arbeiten alle mit unterschiedlichen Oberflächen und Systemen. Welcher Dienst am besten passt, hängt stark von den Bedürfnissen des Nutzers ab. Zuerst sollte man sich die Frage stellen, wofür man die Cloud nutzen möchte. Während die einen ausschliesslich Daten sichern und synchronisieren möchten, ist für die anderen die Funktion des gemeinsamen Arbeitens im Browser besonders wichtig. Auch wie viel Speicherplatz man ungefähr benötigt, wie teuer dieser sein darf und wie wichtig das Thema Sicherheit ist, kann bei der Wahl des richtigen Anbieters ausschlaggebend sein.
Bis zu einer bestimmten Menge Speicherplatz kann man Dienste wie Dropbox kostenfrei benutzen. Bei der Anmeldung bekommt jeder User zwei Gigabyte Speicherplatz geschenkt, wer mehr benötigt, muss entweder zahlen oder User, mit denen er Inhalte teilen möchte, zu Dropbox einladen. Denn für jeden geworbenen User erhält man weiteren Speicherplatz. Alle Daten, die man in Dropbox ablegt, kann man bequem von überall aus abrufen – egal ob mit dem Smartphone, dem Rechner oder Tablet. Synchronisiert wird immer der Ordner, der bei der Installation des Clients auf dem Rechner erscheint. Mit der Funktion «Selective Sync» schliesst man Daten aus, die nicht synchronisiert werden sollen. So vermeidet man, dass Privates versehentlich in der Cloud landet.
Selbsterklärende Nutzung
Wer im Besitz eines Google-Kontos ist, hat die Möglichkeit, Google Drive zu nutzen. Nach der Anmeldung kann man sich die Software herunterladen, schon erscheint Ordner auf dem eigenen Rechner. Alle Dateien, die man in dieses Verzeichnis lädt, werden mit dem Onlinespeicher synchronisiert. Man erhält automatisch 5 Gigabyte Speicher kostenlos und kann diesen flexibel auf bis zu 16 000 Gigabyte erweitern. Je mehr Platz man benötigt, desto mehr zahlt man dafür. Zudem kann man über die Webseite auf die gespeicherten Daten zugreifen, diese für andere freizugeben und quasi live über den Browser gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Eine weitere Zugriffsmöglichkeit ist die dazugehörige App – mit ihr kann man auch von unterwegs aus alle in der Cloud gespeicherten Daten abrufen.
Google Drive verfügt über eigene Software, mit der man analog zu den Office-Produkten Texte, Tabel-len oder Präsentationen erstellen kann. Die Programme sind im Prinzip abgespeckte Versionen von Word, Excel und Co. Die so erstellten Dokumente können dann im Google-Format oder in den gängigen Office-Formaten versendet oder freigegeben werden – direkt aus der Google-Drive-Oberfläche heraus. Für Unternehmen gibt es die Möglichkeit eines Firmenkontos, bei dem die Mailadressen dann auch nicht mehr auf «gmail.com» enden.
Am Ende noch ein Hinweis: Allen (zukünftigen) Cloud-Usern sollte klar sein, dass man auf Wolken eben doch nicht liegen kann und dass sie ungreifbar sind. Für welches System auch immer man sich entscheidet – in jedem Fall sollte man wenigstens kurz darüber nachdenken, welche Daten man wem zur Verfügung beziehungsweise ins Internet stellt.
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