Der lange Abschied vom Papier

Papier ist ein erstaunlich emotionales Thema. Die einen schwärmen vom Papier als Träger von Kulturgütern wie Buch oder Zeitung, die anderen begeistern sich für die Haptik, wieder andere beklagen die Abholzung der Wälder für die Papierproduktion. Und die IT-Manager wollen das Papier im Büro ganz loswerden.

Über das «papierlose Büro» wird seit zwei Jahrzehnten diskutiert. So richtig erfolgreich ist diese Idee bisher nicht. Im Gegenteil, der Papierverbrauch steigt seit vielen Jahren kontinuierlich an – trotz Computer.

Beliebtheit von Tablets steigt

In der Schweiz immerhin scheint er jetzt langsam zu sinken. Immer mehr Unternehmen arbeiten daran, Papier durch digitale Dokumente zu ersetzen. Die Swisscom beispielsweise hat nach eigenen Angaben im vergangenen Jahr nur noch 4759 Tonnen Papier verbraucht, 2012 waren es noch knapp 8800 Tonnen.

Kommt das papierlose Büro jetzt doch langsam in Schwung? Gründe dafür gäbe es eine ganze Menge. Der steigende Wettbewerbsdruck zwingt viele Unternehmen, schneller zu agieren. Dementsprechend müssen auch Informationen schneller zur Hand sein und weitergeleitet werden. Hinzu kommt der Kostendruck, denn der Rohstoff Papier ist nun mal teuer. Auch der Trend zur mobilen Arbeit spielt eine Rolle. Kollegen, die unterwegs oder beim Kunden auf bestimmte Informationen zugreifen müssen, haben schon lange keine Lust mehr, dicke Aktenordner mitzuschleppen. Sie wollen mit ihren Notebooks oder Tablet-PCs von unterwegs auf Dokumente zugreifen können. Apropos Tablet: Diese Mobilrechner sind gerade bei Studenten ausserordentlich beliebt. Sie lesen Unterlagen oder White Paper vielfach nur noch als PDF-Dokument auf dem Display. Hier kommt also eine Generation junger Kollegen in die Betriebe, die das Lesen auf elektronischen Geräten gewohnt ist.

Nicht zu vergessen ist natürlich die Rechtslage. Seit langem schreibt diese vor, dass geschäftliche Unterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Bei elektronischen Dokumenten kommen noch Aspekte wie Revisionssicherheit hinzu (siehe Kasten).

Information statt Lesegenuss

Wie gut, dass auch die Technik in den letzten Jahren Fortschritte in dieser Richtung gemacht hat. Grosse Flachbildschirme und handliche Tablets haben das Lesen auf dem Bildschirm sehr viel angenehmer gemacht. Die Benutzerfreundlichkeit und die Haptik eines Buches haben die Displays natürlich noch nicht. Aber schliesslich geht es im Büro nicht um den Lesegenuss, sondern um die schnelle Information.

Das Konzept für die Digitalisierung der Informationen hört auf den etwas sperrigen Namen Dokumentenmanagement. Gemeint sind damit in der Regel komplette Lösungen, die die Archivierung von elektronischen Dokumenten, den Fluss der Informationen im Unternehmen und den Zugriff auf die Dokumente organisieren.

Die zentrale Frage dabei lautet: Welche Informationen oder Dokumente sollten digitalisiert werden und wo darf das Papier weiterleben? In der Regel besteht die Strategie darin, alle geschäftsrelevanten Dokumente, also Rechnungen, Verträge, Aufträge und dergleichen, zu digitalisieren. Das Notizbuch, in dem man spontan Ideen für eine neue Marketingstrategie aufgeschrieben hat, darf weiterleben. Das fertige Marketing-Konzept mit Arbeitsanweisungen für die Mitarbeiter sollte dagegen digital vorliegen.
Ein wichtiger Bestandteil des Dokumentenmanagements ist der Scanner. Nur so gelangen Informationen vom Papier auf die Festplatte. Die grosse Herausforderung: Die Dokumente nach einer bestimmten Ordnung oder Systematik ablegen und die Zugriffswege für die Mitarbeiter festlegen. Ausserdem müssen natürlich die Dateiformate definiert werden. Sonst kann es passieren, dass der mobile Mitarbeiter unterwegs den Vertragsentwurf für den Kunden nicht aufrufen kann, weil er die entsprechende Software gar nicht auf seinem Tablet hat.