Das 1x1 der Eventplanung

Eventplanung umfasst ein breites Feld. Die Organisation solcher Anlässe ist komplex und vielschichtig: von der Terminwahl über die Teilnehmenden-Logistik bis hin zu Technik, Catering und Nachbereitung. Oft machen gerade kleine Details den grössten Unterschied. Die folgenden Tipps ersetzen zwar keine vollständige Planung, helfen aber, typische Stolperfallen zu vermeiden und entscheidende Punkte im Blick zu behalten.

1. Timing, oder: rückwärts planen zahlt sich aus

Rechtzeitiges Buchen ist entscheidend: Wer früh plant, sichert sich gute Räume, attraktive Termine und Ruhe in der Vorbereitung. Besonders bewährt hat sich das Rückwärts-Planen vom Eventdatum aus. Beispiel Programmheft: Wenn es vier Wochen vor dem Anlass gedruckt vorliegen soll, müssen die Inhalte sechs Wochen vorher finalisiert sein – und die Speakerinnen und Speaker spätestens acht Wochen vor dem Termin zugesagt haben. Das schafft Übersicht und verhindert Stress.

2. Kapazitäten, oder: die richtige Grösse zählt

Ein gewisser Teil der Angemeldeten erscheint erfahrungsgemäss nicht. Wer das einkalkuliert, vermeidet halbleere Säle und Überkapazitäten beim Catering. Mit diversen Massnahmen lässt sich die No-Show-Quote senken – etwa durch Erinnerungsmails kurz vor dem Event, persönliche Ansprache oder kleine Anreize. Das schafft Verbindlichkeit und Sicherheit.

3. Technik, oder: Probelauf, Backup, Betreuung

Technik kann über Erfolg oder Misserfolg eines Events entscheiden. Präsentationen, Videos und Ton sollten deshalb unbedingt direkt vor Ort getestet werden. Ein Probelauf deckt mögliche Schwachstellen frühzeitig auf. Zusätzliche Sicherheit bieten Ersatzgeräte sowie eine fachkundige Betreuung während des Anlasses. So sind Sie auch bei unerwarteten Problemen handlungsfähig.

4. Catering, oder: ein Erinnerungsfaktor

Essen ist nicht nur Versorgung, sondern auch Erlebnis – und prägt, wie ein Event in Erinnerung bleibt. Teilnehmende sprechen oft noch Wochen später darüber. Statt klassischem Buffet sorgen Food-Stationen mit regionalen Spezialitäten, Flying Dinner, Live-Cooking oder thematisch abgestimmte Menüs für Abwechslung. Entscheidend ist die Mischung aus Qualität und Kreativität; so bleibt Ihr Anlass positiv im Gedächtnis.

5. Zeitplan, oder: Pausen sind Teil des Programms

Programme sind oft zu straff getaktet. Dabei entstehen gerade in den Pausen die wertvollsten Kontakte. Grosszügig geplante Unterbrechungen schaffen Raum für Begegnungen, zum Beispiel in Lounges oder Foyers. Ihre Gäste werden es Ihnen danken, da sie auf jeden Fall vom Networking profitieren.

6. Orientierung, oder: den roten Faden sichtbar machen

Teilnehmende möchten sich sofort zurechtfinden. Klare Signaletik, kurze Wege und eine freundliche Begrüssung erleichtern die Orientierung. Überlegen Sie, wie die ersten Schritte Ihrer Gäste aussehen, denn ein durchdachter Ablauf sorgt für entspannte Stimmung und einen positiven Start.

7. Krisenmanagement, oder: immer einen Plan B parat

Es läuft selten alles nach Plan: Ob Absage einer Speakerin, technischer Ausfall oder verspäteter Dienstleister. Entscheidend ist, dass für solche Fälle ein eigenes Backup-System vorhanden ist. Wer Szenarien im Vorfeld durchdenkt und Reaktionen definiert, tritt am Event Tag souverän auf.

8. Dokumentation, oder: Wirkung verlängern

Ein Event ist eine Investition. Damit er über den Tag hinauswirkt, lohnt sich professionelle Dokumentation: Fotos, Videos oder Streaming. So lassen sich Inhalte teilen und der Anlass bleibt präsent. Viele Dienstleister arbeiten hier mit eingespielten Teams, die Abläufe erleichtern.

9. Nachbereitung, oder den Kreis schliessen

Ein Event endet nicht mit dem letzten Programmpunkt. Wer die Nachbereitung gleich mitdenkt, verlängert die Wirkung. Digitale Feedbackbögen, der Versand von Unterlagen oder ein Dankeschön an die Teilnehmenden schaffen Nachhaltigkeit – im Gedächtnis der Gäste wie auch im Unternehmen.

10. «Raison d’être», oder: das Warum im Blick behalten

Am Ende zählt der Sinn eines Events. Die «Raison d’être» beantwortet die Frage: Soll Wissen vermittelt, Motivation geschaffen oder ein Netzwerk gestärkt werden? Erst wenn das «Warum» klar ist, fügen sich alle Elemente zu einem stimmigen Ganzen.

Fazit 

Eventplanung ist ein Balanceakt zwischen Organisationstalent, Flexibilität und Struktur. Auch wenn die Verantwortung bei Ihnen liegt, können erfahrene Partner wertvolle Unterstützung leisten. Sie helfen, Stolperfallen zu vermeiden und bringen praxiserprobte Lösungen ein. Auf sie zu hören, lohnt sich.