Meeting-Tools

Fast wie im echten Büro

Wer in Zeiten von Corona alle Team-Meetings per Audio- oder Videokonferenz organisiert und mit den Kollegen per Text-Chat kommuniziert, braucht eine leistungs-fähige Meeting-Lösung. Gute Tools bieten spannende Zusatzfunktionen.

Es ist noch nicht lange her, da hörte sich ein Plausch mit Kollegen aus anderen Unternehmen ungefähr so an: Mit welcher Mail-Software arbeiten Sie? Welche Office-Version haben Sie? Sind bei Ihnen auch schon alle Daten in der Cloud?
Heute laufen solche Gespräche ganz anders. Die Hauptfrage lautet: Welche Videokonferenz-Software nutzen Sie? Corona und der Zwang zum Homeoffice haben die Arbeitswelt der Betriebe verändert. Inklusive Software-Ausstattung.
Anfangs haben viele Anwender auf das bekannte Skype gesetzt. In der Apple-Welt ist Facetime die naheliegende Wahl. Beide Programme arbeiten völlig problemlos. Auf der kostenlosen Version von Facetime beispielsweise können sich immerhin bis zu 32 Teilnehmende einloggen, bei Skype sind es sogar 50.
Doch wenn virtuelle Meetings zum Alltag werden, suchen IT-Manager nach Alternativen, die noch mehr Funktionen bieten und sich für mehr Teilnehmende eignen. 

Das können die Programme

Die Basisfunktionen wie Chat, Audio- und Videoanrufe sowie Teamkonferenzen sind bei allen Programmen gleich. Die Unterschiede liegen in den Zusatzfunktionen sowie der Zahl der möglichen Teilnehmenden. Da gibt es zum einen einfach zu bedienende Lösungen wie Fairmeeting oder ­Whereby. Hier loggt man sich schnell über den Browser ein. Kollegen, die unterwegs sind, erledigen das via Smartphone. Funktionen wie die Freigabe des eigenen Bildschirms für andere Teilnehmende oder das Teilen von Dokumenten sind da bereits selbstverständlich.
Klassische Plattformen wie etwa Gotomeeting oder Blizz by Teamviewer bieten zusätzliche Features und mehr Teilnehmer. Viele Fans hat auch Slack, eine Software, die den Anspruch erhebt, die Zusammenarbeit im Team so flüssig zu organisieren, dass E-Mails überflüssig werden.
Dann gibt es die grossen Lösungen wie Microsoft Teams oder Cisco Webex. Hier können sich je nach Version Tausende von Teilnehmern einloggen oder die ganze Belegschaft kann der Präsentation des CEO beiwohnen. Webinare oder virtuelle Whiteboards gehören ebenfalls zum Funktionsumfang.

Faszinierend echt: Raumsysteme

Erwähnen sollte man noch die sogenannten Raumsysteme von Anbietern wie Polycom oder Cisco. Dabei werden ganze Räume für Videokonferenzen präpariert. Riesige Displays, fest installierte hochwertige Kameras und Mikrofone sind hier nur der Anfang. Der Clou dabei: Die Konferenzräume der verschiedenen Standorte sind identisch gestaltet. Die gleichen Tische, die gleichen Stühle, sogar die Wandfarbe ist gleich. Wer sich dann mit den Kollegen des anderen Standorts zur virtuellen Konferenz trifft, hat den Eindruck, man sässe im selben Raum zusammen. Faszinierend, aber teuer.
Vergleichsweise preisgünstig ist dagegen das Angebot des US-Anbieters Zoom. In den ersten Wochen der Corona-Pandemie wurde das einfach zu bedienende Zoom deshalb schnell zum Star der Meeting-Tools. Dann gab es massive Kritik an den Sicherheitsmassnahmen von Zoom. Der Hersteller, offenbar überfordert vom Ansturm von Neukunden, hat inzwischen nachgebessert. 

Sicherheit an erster Stelle

Der Fall Zoom wirft ein Schlaglicht auf das leidige Thema Sicherheit. Ohne die geht es nicht. Denn in der virtuellen Konferenz wird nicht geplaudert, da werden Bildschirme freigegeben, interne Dokumente geteilt oder vertrauliche Personalfragen besprochen. Daher sind Meeting-Lösungen ohne strikte Sicherheitsregeln untauglich. Fast alle Plattformen verschlüsseln die Daten sowohl während der Übertragung als auch beim Speichern. Wichtig ist die Frage, wo die Daten eigentlich gespeichert sind. Wer einen Anbieter wählt, dessen Server in der Schweiz oder wenigstens in Europa stehen, muss sich keine Sorgen machen. Heikel kann es werden, wenn der Anbieter seinen Sitz in den USA hat. Dann sind auch die Daten in US-amerikanischen Rechenzentren gespeichert. Hier kommt das Swiss-U.S. Privacy Shield ins Spiel. Eine Vereinbarung zwischen den USA, der EU und der Schweiz soll gewährleisten, dass US-amerikanische Unternehmen im transatlantischen Handel die Datenschutzstandards einhalten. Das Abkommen ersetzt das Safe-Harbor-Abkommen von 2008, das zuvor vom Bundesrat für ungenügend erklärt worden war. Schweizer Firmen oder Privatpersonen können sich bei speziell zertifizierten US-Unternehmen oder US-Behörden über Datenbearbeitungen informieren und Korrekturen und Löschungen verlangen. Einen wirklich zuverlässigen Schutz bietet aber auch Privacy Shield nicht, zumal das Abkommen in erster Linie auf den Schutz von Personendaten zielt. 
Oftmals tauchen kryptische Abkürzungen wie SOC 2/3 auf. SOC steht für Service Organization Control und besagt, dass das Unternehmen die Einhaltung von Qualitätsanforderungen etwa an den Datenschutz durch unabhängige Dienstleister überprüfen lässt. Wer also zwischen den Meeting-Tools wählt, muss den Aspekt Sicherheit in die Kaufentscheidung mit einbeziehen. 
Wenn es dann beim eingangs erwähnten Plausch mit den Kollegen aus anderen Unternehmen um die Datensicherheit geht, ist man bestens gerüstet.

Tipps: Videokonferenzen ohne Stress

– Machen Sie vor der ersten Audio- oder Videokonferenz einen kurzen Test. Ist die Bildqualität in Ordnung? Sind Stimmen klar verständlich?
– Nutzen Sie einen Raum mit möglichst wenig Hall. Räume ohne akustisch dämpfende Elemente wie Bilder, Pflanzen, Polstermöbel oder Teppiche sind ungünstig.
– Achten Sie auf den Hintergrund, vor dem Sie bei der Videokonferenz sitzen. Es muss nicht immer das Bücherregal sein, auch ein neutraler Hintergrund ist okay. Einige Lösungen wie ­Microsoft Teams bieten die Möglichkeit, eigene Bilder als Hintergrund einzuspielen. 
– Selbst mit der besten Hardware sind virtuelle Konferenzen ­anstrengend. Begrenzen Sie daher die Zeit. Schneller auf den Punkt kommen als beim echten Meeting im Konferenzraum, Wortmeldungen kurz halten, nicht zu viele Themen in ein Meeting packen. 
– Komfort ist wichtig. Ein bequemes, drahtloses Headset oder ein hochwertiges Mikrofon vor dem Monitor geben Bewegungs­freiheit und verhindern, dass man sich nach Ende der ­Konferenz entnervt das Headset von den heissen Ohren reisst.
– Psst, Geheimtipp: Haben Sie es mit Gesprächspartnern zu tun, die zur Ausführlichkeit neigen, ist vielleicht eine lautlose Tastatur nützlich. Darauf können Sie auch während der Konferenz unbemerkt herumtippen.

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Mehmet Toprak ist freischaffender Journalist.

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