Mehr als nur Organisation

Neulich hatte ich ein aufschlussreiches Gespräch mit Gabriela, einer C-Level-Assistentin in der Private-Equity-Abteilung eines grossen Schweizer Bankhauses. Souverän und effizient managt sie alles rund um Reisen und Meetings der Managing Directors und Partners – von der Planung über die Abstimmung bis zur Nachbereitung. Auf meine interessierte Frage, wie sie KI dabei einsetzt, schaute sie mich überrascht an und bekennt: «Eigentlich noch recht wenig.»

Genau an dieser Stelle wird es meiner Meinung nach brisant, denn «Die Mehrheit der am schnellsten rückläufigen Rollen sind Büro- bzw. Sekretariatsfunktionen». Dieses Zitat aus dem Future of Jobs Report, das bereits 2023 anlässlich des Weltwirtschaftsforums veröffentlicht wurde, zeigt klar auf, dass gerade klassische Assistenzaufgaben gefährdet sind und zunehmend durch Automatisierung verdrängt werden. Das Schlimme daran: Das ist keine Zukunftsmusik, sondern passiert exakt jetzt!

Die Assistenz-Rolle im Wandel

Die gute Nachricht zuerst: Die Rolle der Assistenz verschwindet nicht, verändert sich jedoch erheblich. Die schlechte: Wer sich weiterhin ausschliesslich über Organisation und Unterstützung definiert, läuft Gefahr, sich selbst redundant zu machen.

Natürlich leistet eine gute Assistenz deutlich mehr, als nur Termine jonglieren und Reisen buchen. Doch genau jetzt, im Zeitalter von Chatbots, KI-Assistenten und bald schon autonomen Agenten, entscheidet sich, ob diese Rolle im Unternehmen zur strategischen Schaltstelle wird oder Gefahr läuft, der nächsten Restrukturierung zum Opfer zu fallen. 

An dieser Stelle sollten wir die Stärken künstlicher und menschlicher Intelligenz genauer betrachten. Wahr ist, dass KI Routineaufgaben schneller, günstiger und manchmal sogar fehlerfreier erledigen kann. Wahr ist aber auch, dass es eine ureigene menschliche Kompetenz ist, wirklich zu verstehen und einzuordnen, was dem Chef oder der Chefin wichtig ist und intuitiv den Kontext der Aufgabenstellung zu verstehen.

In den momentanen digitalen Umbruchzeiten bietet sich gerade jetzt die Chance, das eigene Rollenprofil zu erweitern und seine Stelle aufzuwerten. Es wäre fatal zu warten, bis jemand aus der Chefetage fragt, ob «ChatGPT das nicht auch kann»! Liebe Assistentinnen und Assistenten: nun gilt es selbst zu zeigen, wie KI die Assistenzarbeit bereichert. Das gelingt, wenn Sie drei Dinge beherzigen:

1. Neugier siegt: Probieren Sie Tools und Anwendungen aus, bevor andere es tun. Wer einmal erlebt hat, wie ChatGPT aus einem Notiz-Chaos eine strukturierte Zusammenfassung mit To-Dos zaubert, weiss, was möglich ist und will auf diesen Support nicht mehr verzichten.
2. Denken und handeln Sie strategisch. KI ist kein Ersatz für Ihre Empathie oder Beziehungskompetenz, verhilft Ihnen aber zu einer neuen Rolle auf Augenhöhe. Wer Meetings nicht nur organisiert, sondern inhaltlich vorbereitet, wird zur unersetzlichen Sparringspartnerin und garantiert nicht ersetzt.
3. Machen Sie Ihre Erfolge sichtbar. Frei nach dem Motto «Arbeite smart und rede darüber». Plaudern Sie gekonnt über Ihr Anwenderwissen «So hat mir KI heute zwei Stunden gespart» und teilen Sie die Ergebnisse mit Ihrer Führungskraft. Das ist keine Angeberei, sondern kluge Positionierung.

Der entscheidende Unterschied zwischen einer klassischen Assistenz und einer modernen Business-Partnerin liegt nicht in der Jobbeschreibung, sondern in der Bereitschaft, eigene Routinen zu hinterfragen und aufgeschlossen neue Arbeitsweisen zu integrieren.

Thematische Vorbereitung von Terminen und Projekten mit KI

Wer die Chefin oder den Chef wirklich entlasten will, kümmert sich nicht nur um die Agenda eines Meetings, sondern liefert proaktiv auch Hintergründe, Zahlen und Argumente. Gerade hier kann eine erfahrene Assistenz mit der KI im Sparring ein glänzendes Recherche-Duo abgeben.

Mit Tools wie ChatGPT, Perplexity oder Google Gemini lassen sich in Minuten solide Briefings erstellen – von Markttrends bis zu tiefergehenden Analysen. Der Trick liegt im richtigen «Prompting», also in der smarten Aufgabenstellung für die KI. Gute Prompts sind konkret, enthalten ein klares Ziel und geben den Kontext der Aufgabenstellung vor.

Hier ein kurzes Prompt-Beispiel:
«Recherchiere mir aktuelle Studien (2023–2025) zu Homeoffice-Regelungen in der Finanzbranche und fasse sie als Entscheidungsgrundlage für das Management zusammen.»

Auf diese konkrete Anforderung hin liefert die KI zusammenfassend eine gute Grundlage für Chef oder Chefin. Aber halt, nicht so schnell! Denn jetzt ist erst menschliche Validierung und Kompetenz gefragt. Ein systematischer Quellen-Check prüft, woher Informationen stammen und wie glaubwürdig sie sind. Denn nur so kann aus einer KI-Antwort eine echte Managementvorlage werden. Und aus einer Assistenzaufgabe eine Referententätigkeit.

Praxisbeispiel:

Sie sollen eine Präsentation zum Thema Homeoffice-Regelung vorbereiten. Statt sich durch 20 PDFs zu kämpfen, lassen Sie ChatGPT relevante Studien zusammenfassen. Perplexity ergänzt Statistiken aus öffentlichen Quellen. Und Gemini liefert Einschätzungen aus Wirtschaftsportalen. Sie prüfen, was davon belastbar ist und präsentieren am Ende ein kompaktes, argumentativ ausgereiftes Briefing.

Fazit

Auf den Punkt gebracht: KI ersetzt nicht das Denken, sondern strukturiert es. Wenn wir die richtigen Fragen stellen und die Ergebnisse überprüfen sowie mit Kenntnissen der spezifischen Aufgabestellung die Meeting-Vorlage zusammenstellen, gewinnen wir Zeit, erhöhen unsere Wirkung und werden zur wichtigen Sparrings- und Businesspartnerin. Dank und mit Hilfe der KI!