Office & Life Hacks

Hacks für weniger Papier im (Home-)Office 

Das papierlose Büro ist seit langem in aller Munde – doch der Verbrauch sinkt nur langsam. Corona hat in diesem Zusammenhang etwas Gutes bewirkt: Das Virus hat der Digitalisierung einen Schub verpasst. Teams arbeiten zusammen von verschiedenen Orten aus, Akten, Rechnungen und Dokumente werden nur noch digital abgelegt – das papierlose Büro ist fast schon Realität. Aber Hand aufs Herz: So ganz ohne Papier kommen wir immer noch nicht aus. Zeit also, bewusster damit umzugehen.

Wo hakt es noch? 

Nehmen Sie sich als erstes kurz Zeit für eine Bestandsaufnahme: Wo benutzen Sie noch Papier? Warum brauchen Sie es und für wen? Machen Sie eine Liste (natürlich digital!) und gehen Sie diese durch. Alles, was Sie nur für sich allein machen, können Sie sofort umstellen. Bei allem anderen haben Team und Chef ein Wörtchen mit zu reden – aber die freuen sich sicher über sinnvolle Vorschläge. 

Notizen 

Hier ein Stichwort, da eine Uhrzeit, dort ein Name: jeder kennt die kleinen Zettelchen, auf denen man schnell etwas notiert, um es nicht zu vergessen. Dafür öffnet niemand extra eine Datei – aber wer es mit dem Papiersparen ernst meint, kann auch hier umdenken. Denn Notizen kann man mittlerweile ganz leicht digital machen: Es gibt Tablets und Laptops mit Eingabestift, die die entsprechenden Apps und Programme gleich mitbringen. Oder man greift auf einen digitalen Notizblock zurück. Die sind allerdings oft aus Papier, was darauf geschrieben und gezeichnet wird, wird dann digitalisiert. Sie sind also höchstens ein Schritt in Richtung papierloses Büro, aber sicher noch nicht die beste Lösung, wenn man ganz darauf verzichten will. 

Programm-Tipps

iPad: Apple Notes, Goodnotes

Windows-Tablets: OneNote
Auf allen Geräten: Evernote, Notion, Google Notizen, Simple Note

Kalender 

Viele benutzen immer noch Kalender auf Papier. Dabei sind gerade hier die elektronischen Varianten klar im Vorteil, denn sie bieten viel mehr Möglichkeiten als der klassische Kalender: Sie erinnern termingerecht an alles, was ansteht und lassen sich mit anderen Programmen, wie z. B. dem Mailprogramm oder Teams, verknüpfen. Und sie sind immer zur Hand, denn sie können synchron auf allen Geräten benutzt werden. Wer will da noch zum analogen Organizer greifen? 

To-Do-Listen 

Bei To-Do-Listen ist die Menschheit wohl mindestens zwei geteilt: Die einen erstellen sie schon lange nur noch digital, andere brauchen das manuelle Durchstreichen oder Abhaken für die innere Zufriedenheit. Doch es gibt mittlerweile einige Tools, die auch diesem Bedürfnis durch witzige Icons oder Töne Rechnung tragen. In jedem Fall haben digitale To-Do-Listen jede Menge Vorteile: Sie lassen sich besser sortieren und priorisieren, sie können im Team geteilt werden und sie erinnern uns an Dinge, die sonst in Vergessenheit geraten oder immer wieder verschoben würden. Der Umstieg lohnt sich also! 

Programm-Tipps

Windows: Microsoft ToDo
Apple: Notizen und/oder Erinnerungen 
Auf allen Geräten: Wunderlist, Todoist, Evernote, Simple Note, Google Keep 

Protokolle/Mitschriften 

Videokonferenzen sind ja mittlerweile Usus – aber genau wie Präsenzveranstaltungen müssen sie protokolliert werden. Man spart schon Papier, indem man nicht mehr handschriftlich mitschreibt, sondern alles direkt in den Rechner tippt. Aber die meisten Konferenz-Tools bieten mittlerweile eine sehr praktische Nebenfunktion: Sie lassen sich aufzeichnen! Und mit Hilfe eines digitalen Transkriptionsprogramms ist daraus in Windeseile ein Protokoll gezaubert. Die kleinen Helferlein gibt es in kostenlosen und kostenpflichtigen Varianten. Natürlich machen sie hier und da noch Fehler, aber selbst die kostenlosen Programme erreichen schon ganz gute Ergebnisse. Probieren Sie es einfach mal aus! 

Programm-Tipps

Teams: Transkribieren ist im Programm schon enthalten 
Transkribieren mit allen Videokonferenzsystemen: oTranscribe, f4transkript, Express Scribe

Wenn’s dann doch nicht ohne geht


Manchmal stösst man aber auch einfach an Grenzen und muss doch etwas ausdrucken. Dann lässt sich aber immer noch Papier einsparen, z. B. indem man doppelseitig druckt. Oder gleich zwei A4-Seiten auf eine. 

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