Digitale Touchpoints leicht gemacht: Teil 1

Virtuelle Meetings, Online-Registrierungen und hybride Formate haben den Standard verschoben – und das Publikum gleich mit. Wer heute eine Veranstaltung organisiert, steht im Wettbewerb um Aufmerksamkeit, Komfort und Professionalität. Auch bei ­kleineren Veranstaltungen wächst der Druck, effizient und professionell zu agieren. Gäste erwarten, dass Kommunikation reibungslos funktioniert, Informationen digital abrufbar sind und Rückmeldungen unkompliziert möglich sind. 

Laut der Schweizer Event-Trendstudie 2024 von Expo Event haben hybride und digital unterstützte Formate seit der Pandemie einen festen Platz im Eventalltag gefunden. Doch während grosse Kongresshäuser längst spezialisierte Software einsetzen, arbeiten kleinere Teams oft noch mit klassischen Tools wie E-Mail, Excel und Word. Das muss nicht so bleiben, denn viele digitale Lösungen sind längst erschwinglich, intuitiv und genau auf den Büroalltag abgestimmt. Sie schaffen Struktur, sparen Zeit und machen die Arbeit sichtbar professioneller. Digitale Kompetenz ist deshalb kein Luxus, sondern ein Überlebensfaktor.  

Auch kleine und mittlere Unternehmen können hier mitspielen. «Digitale Tools sind längst nicht mehr nur für Konzerne erschwinglich, sie sind oft kostenlos oder mit wenigen Franken im Monat nutzbar», sagt eine Office-Managerin eines Zürcher Beratungsunternehmens, «und sie machen die Arbeit sofort effizienter.» 

Tatsächlich zeigen Studien, dass selbst einfache digitale Lösungen wie automatisierte Anmelde- und Kommunikationsprozesse die Organisation von Events um bis zu 30 Prozent beschleunigen können. Besonders in kleinen Teams, in denen eine Person oft mehrere Rollen übernimmt, kann das den Unterschied zwischen Stress und Struktur bedeuten. 

Digitalisierung schafft aber nicht nur Effizienz, sondern auch Nähe: Teilnehmende erwarten heute eine reibungslose, personalisierte Kommunikation – von der Einladung bis zum Follow-up. Wer das bietet, signalisiert Professionalität und Wertschätzung und das ist, gerade im Mittelstand, ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Ob Tagung, Jubiläumsfeier oder Kundenanlass: Digitale Tools machen aus Organisation Routine, aus Planung Professionalität und aus Feedback echten Dialog. 

Die drei Phasen kleiner Events und ihre digitalen Helfer  

Pre-Event: Von der Einladung bis zur Anmeldung 

Die grösste Herausforderung vieler kleiner Veranstaltungen liegt schon in der Vorbereitung: Wer ist eingeladen? Wer hat zugesagt? Wer braucht vegetarisches Essen? 

Hier können digitale Anmeldeformulare den entscheidenden Unterschied machen. Tools wie Google Forms, Typeform oder Eventbrite ermöglichen, innerhalb weniger Minuten ein professionelles Formular zu erstellen. Mit individuellen Feldern für Namen, Präferenzen oder Workshop-Auswahl. Der Vorteil: Alle Antworten werden automatisch gesammelt und übersichtlich dargestellt; ganz ohne manuelle Pflege von Excel-Tabellen. Eine automatische Bestätigungsmail sorgt dafür, dass Teilnehmende sofort wissen, dass ihre Anmeldung angekommen ist. 

Auch automatisierte Erinnerungsmails helfen, No-Shows zu vermeiden. Systeme wie Mailchimp, HubSpot oder CleverReach können Einladungen mit personalisierten Nachrichten verknüpfen – vom «Save the Date» bis zum letzten Reminder.

Besonders praktisch: Kalenderintegration. Ein Klick, und der Termin landet direkt im Outlook- oder Google-Kalender der Gäste. So sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass der Event «vergessen» wird. Je einfacher die Anmeldung, desto höher die Beteiligung. Digitale Tools helfen, diese Hürde zu senken, und verschaffen Organisatorinnen und Organisatoren wertvolle Zeit. 

Während des Events: Kommunikation und Orientierung 

Der Veranstaltungstag ist da – und meistens läuft nicht alles nach Plan. Der Beamer zickt, das Catering kommt zu spät oder Teil­nehmende stehen ratlos vor der Tür. Gerade jetzt zeigen digitale Helfer ihr volles Potenzial. 

Ein QR-Code-Check-in ersetzt handgeschriebene Namenslisten. Mit Tools wie Checkin24, Eventee oder Cvent scannen Teilnehmende einfach ihren Code. Das spart Zeit, vermeidet Warteschlangen und gibt gleichzeitig einen Live-Überblick über die Ankunft der Gäste. Mit digitalen Gästelisten auf dem Tablet oder Smartphone behalten Organisatorinnen und Organisatoren auch unterwegs den Überblick und können spontan Änderungen eintragen. 

Für die Orientierung helfen digitale Beschilderungen oder Event-Apps, die Agenda, Raumpläne oder WLAN-Zugangsdaten direkt auf das Smartphone bringen. So entfällt das lästige Verteilen von Papierhandouts, und Informationen können kurzfristig aktualisiert werden.

Auch Interaktivität lässt sich leicht digital einbauen: Tools wie Mentimeter, Slido oder Kahoot! ermöglichen Live-Umfragen, Quizfragen oder Feedback-Runden. So wird aus einem Vortrag ein Dialog, und die Teilnehmenden bleiben aktiv eingebunden. Dabei zählen auch kleine Gesten: Eine digitale Fotowand, auf der ­während des Events automatisch Bilder aus einer Smartphone-Galerie erscheinen, schafft Verbundenheit und sorgt zudem für Gesprächsstoff. 

Post-Event: Feedback, Auswertung, Follow-up 

Nach dem Event ist vor dem nächsten. Doch zwischen Abbau, Nachbesprechung und Rechnungsfreigabe bleibt oft keine Zeit für Rückmeldungen – dabei ist genau das der Schlüssel zur Verbes­serung. Digitale Feedback-Tools wie Microsoft Forms, SurveyMonkey oder LimeSurvey ermöglichen es, Teilnehmerstimmen direkt nach der Veranstaltung einzuholen, am besten mit einem QR-Code auf den Tischen oder im Dankesmail. 

Im Anschluss übernehmen automatische Follow-up-Mails die Nachbereitung: Sie bedanken sich bei den Gästen, teilen Fotos, Präsentationen oder kommende Termine und stärken so die Bindung zur Organisation. Viele E-Mail-Systeme lassen sich inzwischen mit CRM- oder Event-Software verbinden, um künftige Einladungen gezielter zu versenden.  

Ebenfalls hilfreich: ein kleines Reporting-Dashboard. Plattformen wie Airtable, Notion oder Trello helfen, die Ergebnisse zu visualisieren; etwa, wie viele Personen teilgenommen haben, wie das Feedback ausfiel oder welche Kosten entstanden sind. Diese Transparenz erleichtert die Planung zukünftiger Veranstaltungen erheblich. 

Fazit 

Am Ende bleibt der vielleicht wichtigste Effekt: Wer mit digitalen Touchpoints arbeitet, schafft Raum für das Wesentliche – für Begegnungen, Austausch und das Gefühl, dass alles reibungslos läuft. Und das ist, gerade in der Welt der kleinen Events, der grösste Luxus von allen.  

Im zweiten Teil in Miss Moneypenny Ausgabe 1/2026 lesen Sie, wie Sie bei der Event­planung technische Stolperfallen vermeiden.