Outlook-Kalender effektiver nutzen

Tipp 1: Überlagern von Kalendern

Wie finde ich einfach einen freien Terminslot in zwei (oder mehreren) Kalendern? 

Am einfachsten lässt sich ein freier Termin finden, indem Sie die Kalender übereinanderlegen. Alternativ können Sie auch die geteilte Ansicht verwenden. Bei beiden Varianten können mehrere Kalender angezeigt werden. Wählen Sie zuerst die Kalender aus und dann die Ansicht. 

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Tipp 2: Filter-Funktion im Kalender  

Zu viele Termine im Kalender, Übersicht verloren?  

Mit der Filtermöglichkeit im neuen Kalender kann man entscheiden, welche Termine dargestellt oder ausgeblendet werden sollen (wichtig: nicht vergessen, den Filter wieder zu löschen).  Für User ist die Filter-Funktion im Kalender-Management mit der Möglichkeit nach Kategorien oder Status zu filtern sehr hilfreich und unterstützt bei der Strukturierung der Termine. So kann man sich schnell einen Überblick verschaffen, wann welche Art von Termin für die Chefin ansteht.  

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Tipp 3: Agenda erstellen, Planen und Antworten mit Copilot  

Copilot in Outlook erleichtert die Organisation von Besprechungen erheblich. Er schlägt relevante Teilnehmende und verfügbare Zeiten vor, erstellt Agenden und stellt die notwendigen Informationen bereit. So können Besprechungen reibungslos und effizient vorbereitet und durchgeführt werden: Markieren Sie eine E-Mail und klicken Sie auf «Planen mit Copilot».

Basierend auf der ausgewählten E-Mail wird ein Einladungstext und eine Agenda (1) und ein Terminvorschlag (2) erstellt sowie die Verfügbarkeit interner Mitarbeitenden angezeigt (3). Vorschläge sind vor dem Versenden anpassbar.

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Entwurf mit Copilot 

Mit der Funktion Entwurf mit Copilot in Outlook können Sie E-Mails schnell erstellen. Geben Sie einige Stichworte ein und klicken Sie auf «Generieren». Copilot erstellt Ihnen einen Entwurf, den Sie entweder beibehalten und nach Bedarf anpassen, verwerfen oder mittels «Erneut versuchen» neu erstellen können. Wenn Sie weitere Anpassungen, beispielsweise in der Tonalität, vornehmen möchten, klicken Sie auf «Möchten Sie noch etwas ändern?» und es werden Ihnen weitere Optionen angezeigt. Auf diese Art und Weise hilft Ihnen Copilot, das Erstellen von Nachrichten zu beschleunigen und Zeit zu sparen. 

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