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Multimedia-Quickies

Wer Hard- und Software im Griff hat, hat mehr Zeit für die wirklich wichtigen Arbeiten. Kleine Kniffe, Tipps und Tricks, die das Leben einfacher machen.

Bildhintergründe für Videokonferenzen

Fast alle Videokonferenz-Tools wie beispielsweise MS Teams bieten die Möglichkeit, den Hintergrund vor dem man sitzt, unscharf zu machen oder ein Bildmotiv als virtuellen Hintergrund einzuspielen. Eine möglicherweise unterschätztes Feature, denn bei geschickter Nutzung können diese Bilder die Gesprächsatmosphäre positiv unterstützen. 

Grosse Unternehmen haben fast immer bereits ein Hintergrundmotiv im hauseigenen Markendesign mit dezent platziertem Firmenlogo. Das wirkt professionell und ist ideal für das Videotelefonat mit Kunden oder Geschäftspartnern. Für das Videotelefonat mit Kolleginnen und Kollegen ist das Firmenlogo aber nicht nötig. Hier kann man die angebotenen Hintergründe von MS Teams und Co. nutzen. Tipp: Viele verwenden den digitalen Hintergrund, um nicht die persönliche Umgebung im Homeoffice zeigen zu müssen. Das eigene Wohnzimmer geht schliesslich auch die Kollegen nichts an. Den Wäscheständer hinter Ihrem Rücken oder den Hometrainer sollten Sie aber sicherheitshalber trotzdem aus dem Bild räumen, denn die digitalen Hintergründe sind nie perfekt. Sie reissen manchmal kurz auf und geben dann den Blick auf den realen Hintergrund, respektive Wäscheständer und Hometrainer frei. 

Abgesehen davon gibt es auch die Möglichkeit, eigene Bilder als Hintergrund einzuspielen. In MS Teams finden Sie die Funktion im Bereich «Video- und Audiooptionen». Der Bereich erscheint beim Start eines Videomeetings, bevor Sie auf «Beitreten» klicken. Wenn die Kamera aktiviert ist, klicken Sie auf «Hintergrundbilder». Auf der rechten Seite des Bildschirms werden die in MS Teams bereits installierten Hintergründe angezeigt. Durch Mausklick wählen Sie eines aus. 

Wenn Sie ein eigenes Motiv als Hintergrund nutzen wollen, klicken Sie auf «Neue hinzufügen». Jetzt können Sie ein Bild von der Festplatte des PCs oder aus dem Intranet hochladen und als Hintergrund verwenden. Empfehlenswert sind Motive mit eher ruhigem Bildaufbau. Das Interessanteste sollte nicht gerade in der Bildmitte sein, denn da sitzen ja Sie. Achten Sie auch darauf, dass keine Kirchturmspitze aus dem Kopf wächst. Nehmen Sie Motive, zu denen Sie vielleicht etwas erzählen können. Etwa eine Berglandschaft, weil Sie gerne im Gebirge wandern oder eine Ansicht von Montreux, weil Sie das berühmte Jazz-Festival lieben. Verzichten Sie aber auf allzu persönliche Bilder. Auch humorvoll gemeinte oder skurrile Motive sind höchst riskant. Mit einem gut gewählten Hintergrundmotiv jedoch haben Sie ein perfektes Thema für den einleitenden Smalltalk mit dem Gesprächspartner. 

Noch ein Tipp: Die typischen Montag-Vormittags Meetings, bei denen man mit den Kollegen den aktuellen Status der Projekte durchgeht, starten oft mit einer Titel- oder Begrüssungsfolie, etwa in Powerpoint. Laden Sie die Kolleginnen und Kollegen doch ein, jeweils ein eigenes Fotomotiv dafür beizusteuern. Das kann die Katze sein, die sich neben dem Homeoffice-Laptop räkelt, die Tasse Cappuccino mit Gipfeli, die sich der Kollege jeden Morgen gönnt oder ein Frühlingsmotiv vom Sonntagsspaziergang. Die Arbeitskollegen, die auf diese Weise ein Bild präsentieren und ein paar Worte dazu sagen dürfen, freuen sich über die Aufmerksamkeit und das Team startet mit einer persönlichen Note ins Meeting. Auch hier gilt natürlich: Allzu persönliche, schräge oder besonders lustig gemeinte Motive sollten Sie ablehnen. 

Mehr zum Thema Digitale Meetings finden Sie in der aktuellen Ausgabe 2/2021 von Miss Moneypenny.

Pivot-Tabellen in Excel

Für viele Nutzerinnen und Nutzer ist das Office-Programm Excel ein echter Angstgegner. Der enorme Leistungsumfang der Software macht auch die Bedienung kompliziert, zumindest in den Augen von Einsteigern. Dabei lassen sich mit Excel eine Menge nützlicher Dinge anstellen. Ein Beispiel hierfür sind Pivot-Tabellen. Mit Pivot-Tabellen wird die Darstellung von Datensätzen nach Belieben umstrukturiert und neu gegliedert. Die Informationen lassen sich so besser analysieren. 

Als Grundlage dient eine Excel-Tabelle, die bereits über mehrere Zeilen und Spalten mit Daten gefüllt ist. In einer Excel-Tabelle, die etwa den Verkauf von Produkten darstellt, stehen zum Beispiel horizontal die verschiedenen Kategorien: In der ersten Spalte das Produkt, in der zweiten das Datum, in der dritten der Preis, in der vierten der Verkaufsstandort und in der fünften der Verkäufername. In vertikaler Richtung stehen in den Zeilen unter jeder Spalte die entsprechenden Zahlen, Werte oder Namen. 

Nun wählen Sie aus dieser Basistabelle mit der Maus den Bereiche aus, aus denen Sie eine eigene Pivot-Tabelle generieren möchten, also beispielsweise alle Daten eines bestimmten Zeitraums. Gehen Sie dann auf «Einfügen», »Pivot-Tabelle». Hier wählen Sie den Platz, an den die neue Tabelle gesetzt werden soll, in der Regel ist das ein neues Arbeitsblatt. Jetzt erstellt Excel eine leere Pivot-Tabelle.

Um diese zu füllen, wählen Sie auf der rechten Seite im Fenster «Pivot-Table-Feldliste» die Felder, also die oben erwähnten Kategorien, die dargestellt werden sollen, beispielsweise Produkt, Preis und Verkaufsstandort.
Die ausgewählten Felder ziehen Sie nun mit der Maus in das daruntergelegene Fenster und zwar je nach Bedarf in «Spalten», « Zeilen», «Werte» (die jeweilige Summe) und «Filter». Dann generiert Excel die Pivot-Tabelle mir der vorher individuell festgelegten Darstellung der Daten. So könnte man beispielsweise sehen, wie Produkte, Preise und bestimmte Verkaufsstandorte miteinander zusammenhängen. Auf diese Weise lassen sich auch komplexe Datensätze mit wenigen Handgriffen neu sortieren, umstrukturieren und die darin enthaltenen Informationen analysieren. 

Noch übersichtlicher wird es, wenn Excel die Daten grafisch darstellt. Dazu wählen Sie einen bestimmten Bereich in der Tabelle aus. Unter «Einfügen», «PivotChart», wählen Sie eine Spalte, klicken auf «PivotTable-Tools», «Analysieren» und die Option « PivotChart». Nun wählen Sie den gewünschten Diagrammtyp. Daraus generiert Excel eine Infografik mit den ausgewählten Spalten und Zeilen. 

iPhone-App «Notizen» 

Die standardmässig im iPhone integrierte App «Notizen» bietet eine Reihe einfacher und doch nützlicher Funktionen, etwa das direkte Versenden der Notiz an Kontakte aus dem Adressbuch.

Wenn Sie die Notiz angefertigt haben, tippen Sie auf das Quadrat-Symbol mit dem nach oben gerichteten Pfeil. Es findet sich am unteren Bildschirmrand. Dann erscheinen die unterschiedlichen Optionen. Die Notiz verschicken Sie per Mail, indem Sie auf das Mail-Symbol tippen. Wenn Sie in der Empfängerzeile den ersten Buchstaben des Adressaten eintippen, erscheinen bereits die passenden Kontakte aus der Adressliste. Dann können Sie die Notiz direkt an den gewünschten Kontakt versenden. 

Im Icon «Erinnerungen» fügen Sie die Notiz direkt in Ihre Aufgaben ein, legen hierfür einen Termin fest und vergeben die Priorität. Bei sich regelmässig wiederholenden Aufgaben lässt sich festlegen, wie oft die App erinnern soll, also beispielsweise täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich.
 

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Mehmet Toprak ist freischaffender Journalist.

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