Reisen mit System

Beim Flugbuchen geht es schon los: Wo sitzt die Chefin gern, hat der Chef Allergien und kann auch früher geflogen werden, wenn der Flug dann günstiger ist? Plant eine Assistenz Geschäftsreisen, begegnen ihr solche oder ähnliche Fragen – und dabei ist noch lange nicht Schluss. Im Gegenteil: Je nach Unternehmen und Reisestruktur gibt es verschiedene Wege, wie diese Aufgabe organisiert wird. In einigen Unternehmen gibt es Abteilungen, die allein für Geschäftsreisen zuständig sind. 

Wer nicht darauf zurückgreifen kann, der arbeitet mit Reisebüros zusammen, die auf Business Travel spezialisiert sind und diese Arbeit für einen übernehmen. Ab einem bestimmten Reisevolumen macht dann auch eine Umstellung auf ein internes Travel Management System Sinn. Mit einer solchen Umstellung ist Corinne Giannini, Assistentin des CEO von «HUBER+SUHNER», mehr als vertraut: «Inzwischen habe ich ein solches Projekt schon in vier Unternehmen betreut», sagt sie mit einem Schmunzeln. Man merkt: Giannini ist ein Fan von Software-Lösungen für das Planen von Geschäftsreisen. 

«HUBER+SUHNER» nutzt ihr aktuelles System seit September 2021. Die Aufgleisung nahm etwa ein Jahr in Anspruch. «Während der Corona-Pandemie sind ohnehin weniger Leute gereist, das hat den Umstellungsprozess vereinfacht», erinnert sich Giannini. Vor der Umstellung auf das Tool hatte jeder Standort ein eigenes Reisebüro an der Hand, das für die Belegschaft die Reisen plante und betreute. Heute gibt es zwei «Global Travel Manager» innerhalb der Firma, die sich am Hauptstandort in Pfäffikon (ZH) befinden, und mehrere «Travel Arranger», die an den diversen Unternehmensstandorten für die Reisenden als Ansprechpartner in Sachen Geschäftsreisen Unterstützung bieten.  

Mehr Plus als Minus  

Zu den Hauptvorteilen des internen Travel Management Systems gehören für Corinne Giannini Kostenersparnis, Zeitersparnis und der Sicherheitsfaktor. «Durch das gebündelte Volumen konnten wir die Buchungsgebühren enorm reduzieren, wodurch wir jährlich sehr grosse Kosteneinsparungen haben. Zudem können wir oft von den Raten profitieren, die der Betreiber des Buchungssystems ausgehandelt hat.» Interessant ist jedoch, dass genau dieser Faktor ambivalent im Unternehmen gesehen wird. «Gelegentlich gibt es bei den Airlines für Direktbuchungen Raten, die wir nicht im System abgebildet haben und die vereinzelt günstiger sind. Da kann es schon sein, dass sich die Person, für die wir buchen, wundert. In der Masse sparen wir aber», schildert sie ihre Erfahrungen.  

Dadurch, dass die Nutzerfreundlichkeit des Tools so hoch ist, können viele der Mitarbeitenden ihre Geschäftsreisen selbst planen. «97 Prozent unserer Reisenden buchen ihre Reise direkt selbst im System. Zudem wird nun der ganze Genehmigungsprozess von Reisenden automatisch über das Tool abgewickelt und es müssen nicht mehr intern irgendwelche Formulare hin- und hergeschickt werden», zählt Giannini weitere Vorteile auf.  

Besonders wichtig sei auch der Sicherheitsfaktor vor und während der Reise. Das System zeige nicht nur an, ob vorab ein Visum für das jeweilige Land beantragt werden müsse, sondern gebe auch Informationen bezüglich unvorhergesehener Ereignisse im Zielland. So ist im System eine Risikokarte integriert und bei Notfällen vor Ort, wie beispielsweise Protesten oder Naturereignissen, wird ein Alarm sowohl an den Vorgesetzten der reisenden Person wie auch auf die App des Mitarbeitenden selbst gesendet. Zudem steht den Nutzerinnen und Nutzern die Unterstützung des Anbieters rund um die Uhr zur Verfügung, sollte beispielsweise der jeweilige «Travel Arranger» durch eine Zeitverschiebung nicht erreichbar sein. 

Corinne Giannini lobt auch die App des Buchungstools: «Es kam schon vor, dass auf der App Änderungen eines Fluges angezeigt worden sind, bevor der Flughafen darüber informierte.» Bei den Nachteilen überlegt sie lang – vieles stehe und falle auch mit der Wahrnehmung der Kolleginnen und Kollegen, die nun mit dem Tool arbeiten. Als Beispiel nennt sie die schon genannten günstigeren Preise, die mitunter Direktbuchenden bei Flug, Hotel und Co. angeboten werden. Und: «Den persönlichen Kontakt zum Reisebüro des Vertrauens vermisst sicherlich der eine oder andere ebenfalls.» 

Wo fängt man an?  

Bevor man den Schritt geht, auf ein Inhouse-Tool für Geschäftsreisen zu wechseln, sollte man ein paar Eckpfeiler abklären, empfiehlt Giannini. Neben dem Reisevolumen ist es wichtig zu wissen, wohin hauptsächlich gereist wird: Bereist man eher nur spezifische Destinationen und Regionen oder generell global? Danach lässt sich beurteilen, ob sich die Aufgleisung eines eigenen Systems überhaupt lohnt oder ob das Business-Travel-Reisebüro des Vertrauens die Anfragen doch ganz gut handeln kann. Zudem ist es klug zu wissen, ob nur ein Standort betreut werden muss oder ob die Lösung auch für Firmenstandorte in anderen Ländern funktionieren soll.  

Je nach Land gelten unterschiedliche Vorgaben und Voraussetzungen. Gehört zum Beispiel ein Standort in Deutschland zum Firmennetz, müssen die jeweiligen Anforderungen mit dem internen Betriebsrat abgestimmt werden. Wichtig sei auch zu wissen, welche bestehenden Systeme integriert werden sollen, zum Beispiel in Bezug auf Spesenverarbeitung: «Das können Punkte sein, die dann gewisse Lösungen aus- oder auch explizit einschliessen», rät Giannini.  

Welche Tools werden genutzt?

Eine Umfrage in der Miss Moneypenny-Community ergab eine Top 5 der Travel Management-Tools, die am häufigsten in den Firmen verwendet wurden. Spannend: ein Drittel aller befragten gaben an, dass ein System bei der Reiseplanung von Geschäftsreisen zur Anwendung kommt. 

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Top 5 Travel-Management-Tools der Miss Moneypenny Community (Grafik: erstellt mit ChatGPT)