Übergabe an Vertretung  

Fehlt die Assistentin geht es im Unternehmen oft drunter und drüber. Ablagesysteme, Projektdokumentationen, tägliche Abläufe und alles andere kennt sie in- und auswendig. Es braucht Zeit, um sich dort als Vertretung hineinzudenken. Eine Checkliste schafft da Abhilfe, vor allem in Situationen, in denen keine oder nur wenig Zeit für eine Übergabe ist. Hier eine Vorlage, an der Sie sich orientieren und die Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen können: 

1. Organisatorisches vorab: 

• Telefonweiterleitung: Wird eine eingerichtet und wenn ja, an wen? 
• E-Mail-Weiterleitung: Wird eine eingerichtet und wenn ja, an wen? 
• Abwesenheitsnotiz: Richtige Informationen zur Vertretung eintragen!

2. Befugnisse: 

• Freigaben und sonstige Befugnisse: was darf die Vertretung und was wird an einen Vorgesetzten übertragen? 
• Unterschriften: Wer ist für welche zuständig?
• Post und Rechnungen: Wie wird damit verfahren, wo werden sie wie abgelegt? 

3. Passwörter und Zugänge:

• Zugangsdaten und Accounts: Gibt es eine komplette Liste und ist sie auf dem neusten Stand? 

4. Kontakte

• Kontaktliste: Gibt es eine Liste mit allen wichtigen internen und externen Kontaktdaten? 
• Informieren der Kontakte: Wer sollte über die Vertretung Bescheid wissen? 

5. Termine

• Regelmässige Meetings: An welchen muss die Vertretung teilnehmen, welche Rolle spielt sie darin und welche Vorbereitung wird erwartet? 
• Veranstaltungen: Stehen wichtige Messen oder Veranstaltungen an? Gibt es darüber eine Übersicht und wenn ja, wo ist die zu finden? 
• Kalender: Gibt es Kalender, die zu pflegen sind?
• Meilensteine: Gibt es Meilensteine in Projekte, über die die Vertretung Bescheid wissen sollte? Wenn ja, wo findet sie sie? 
• Fristen und Deadlines: Gibt es wichtige Fristen oder Deadlines, von denen die Vertretung wissen sollte? Wenn ja, wo findet sie sie?
• Termine: Wurden Termine vereinbart, die die Vertretung übernehmen muss?

6. Routinetätigkeiten, Abläufe und Prozesse 

• Regelmässige Aufgaben: Welche täglichen oder regelmässig wiederkehrenden Aufgaben gibt es? Wann sind sie zu erledigen? Wie ist dabei vorzugehen und was muss beachtet werden? 
• Postfächer: Welche Postfächer müssen von der Vertretung geleert und bearbeitet werden?
• Anfragen: Wie ist mit welchen Anfragen umzugehen, was muss nicht beantwortet werden? 
• Ablage: Wo sind wichtige Informationen und Dokumenten zu finden? 
• Abläufe und Prozesse: Müssen Abläufe und Prozesse erklärt werden? Wenn ja welche? 

7. Projekte

• Projekte: Welche Projekte werden von der Vertretung betreut und welche Aufgaben hat sie darin?
• Stand: Auf welchem Stand sind die Projekte? Stehen kurzfristige Aufgaben oder Entscheidungen an? 
• Kontakte: Wer ist intern und extern involviert? 
• Ablage: Wo sind Informationen und Dokumentationen zum Projekt hinterlegt? 

8. Ressourcen, Checklisten und Manuals

• Checklisten: Gibt es welche und wenn ja, wo liegen sie? 
• Tools und Software: mit was wird gearbeitet? Wer kann bei Problemen helfen?
• Handbücher und Manuals: Welche gibt es und wo sind sie zu finden? 
• Vorgaben: Gibt es einen Style-Guide, Wording-Guide oder Ähnliches, was bei der Arbeit zu berücksichtigen ist? Wenn ja, wo liegt er? 

Natürlich sollte man einem Vertreter nicht einfach so eine Checkliste in die Hand drücken, sondern eine persönliche Übergabe machen. Aber das ist zum Beispiel im plötzlichen Krankheitsfall nicht möglich. Denken Sie deshalb an solche Fälle, wenn Sie Ihre eigene Checkliste machen.