Die Beziehungsebene muss stimmen

Über die Zusammenarbeit

Die Assistenz arbeitet oft im Hintergrund, denkt voraus, kennt Abläufe im Detail und hält ihrem Vorgesetzten den Rücken frei, lange bevor dieser überhaupt merkt, was alles abgefangen wird. Gerade darin liegt ihr Wert, der in vielen Organisationen kaum zu ersetzen ist. Für Maurus Büsser, Generalsekretär im Departement Bau, Verkehr und Umwelt des Kantons Aargau, ist diese Unterstützung zentral: Ohne seine Assistentin könne er sich seinen Arbeitsalltag kaum vorstellen. «Durch sie kann ich mich auf mein Kerngeschäft konzentrieren. Die Entlastung ist deutlich spürbar, auch mental.» Selbst im Verhinderungsfall laufe die Arbeit weiter, weil die wichtigsten Fäden bei der Assistenz zusammenlaufen. Wie stark diese Entlastung wirkt, zeigt sich oft erst, wenn sie wegfällt.  

Das erlebt derzeit Jella Hoffmann, CEO der WEMF in Zürich: «Mein Assistent ist gerade in den Ferien und das merke ich deutlich.» Hinzu komme ein weiterer Aspekt, der im Alltag oft unterschätzt werde: das Vertrauen. Es sei entscheidend, jemanden an der Seite zu haben, dem man auch sensible Informationen anvertrauen könne und der diskret damit umgehe. 

Auch für Ben Morach, Managing Partner bei der Boston Consulting Group Schweiz, ist die Assistenz eine zentrale Schnittstelle: «Meine Assistenz hat den Überblick über Kundinnen und Kunden, Projekte und Prioritäten, ist erste Anlaufstelle und stets informiert. Es ist enorm wertvoll, jemanden zu haben, auf den man sich blind verlassen kann, und der direkt dazu beiträgt, dass wir Kundenprojekte effizient und erfolgreich umsetzen.»

An seiner Assistentin schätzt Ben Morach vor allem die Zusammenarbeit auf Augenhöhe: «Dass wir gemeinsam vorankommen, am gleichen Strick ziehen und uns als Sparringpartner verstehen, um das Unternehmen weiterzubringen.» 

Maurus Büsser hebt insbesondere ihr Engagement und ihren Anspruch hervor, Zusammenhänge wirklich zu durchdringen: «Es geht nicht nur darum, Aufgaben abzuarbeiten, sondern zu hinterfragen, kritisch mitzudenken und eigene Vorschläge einzubringen. Das ist unglaublich wertvoll.» Viele Veränderungen im Departement würden denn auch von den Assistenzen mitangestossen. Zudem nehme seine Assistentin eine wichtige Rolle nach aussen ein: «Sie ist Botschafterin des Departements und erfüllt diese Aufgabe sehr überzeugend.» 

Für Jella Hoffmann ist dieses vorausschauende Mitdenken ebenso zentral: «Wenn ich eine komplexe Reise plane und nur grob skizziere, von wo nach wo ich muss, entwickelt er selbstständig passende Optionen.» Darüber hinaus schätze sie besonders seine Zuverlässigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit. 

Über den eigenen Führungsstil 

Auch wenn viele Führungskräfte ihre Assistenz als Sparringpartner bezeichnen, bleibt die Rollenverteilung klar: Sie selbst sind und bleiben in der Führungsverantwortung. Den eigenen Führungsstil präzise zu benennen, fällt dabei nicht allen leicht und nicht selten heisst es augenzwinkernd: «Das müssen Sie meine Assistenz ­fragen.» 

Doch auch ohne diese Perspektive vor Ort wagen die Befragten eine Selbstbeschreibung. Maurus Büsser versteht seinen Führungsstil als offen und transparent in der Kommunikation, getragen von Vertrauen und dem Anspruch, Entwicklungen zu ermöglichen. 

Jella Hoffmann wiederum legt den Fokus auf die Rahmenbedingungen: Für sie steht im Zentrum, dass ihr Team unter optimalen Voraussetzungen gemeinsam die bestmögliche Leistung erbringen kann. Dabei verzichtet sie bewusst auf unnötige Zusatzarbeit: «Ich überlege mir genau, ob ich etwas wirklich brauche und lasse nicht auf Vorrat arbeiten.» Ebenso wichtig ist ihr ein reflektierter Umgang mit Macht: Sie würde ihren Assistenten etwa nie für private Anliegen einsetzen. 

Ben Morach indes beschreibt seinen Führungsstil als bewusst nicht hierarchisch geprägt. Er setzt auf flache Strukturen und vertraut darauf, dass sein Team in die richtige Richtung arbeitet. «Ich habe zu vielem eine Meinung und bringe sie ein, aber grundsätzlich gehe ich davon aus, dass die Menschen das Richtige tun.» Entscheidend sei zudem, Verantwortung sichtbar zu leben: hinter dem Team zu stehen, wenn es gut läuft, und sich davorzustellen, wenn es schwierig wird. Zusammengefasst versteht er seinen Ansatz als schnell, wirkungsvoll und nach dem 80/20-Prinzip ausgerichtet. 

In ihren Führungswerten zeigen sich deutliche Parallelen. Für Büsser stehen eine positive Haltung, Authentizität, Respekt und echtes Interesse am Gegenüber im Zentrum. Wertschätzung zeigt sich für ihn auch ganz konkret in investierter Zeit: «Führung bedeutet, sich bewusst Zeit für Mitarbeitende zu nehmen.» 

Morach hebt insbesondere Transparenz und Loyalität hervor. Ein funktionierendes Vertrauensverhältnis entstehe nur, wenn Probleme früh angesprochen werden: «Wenn es ein Thema gibt, soll man die Hand heben und sagen: ‹Let’s discuss.›» Dinge über längere Zeit schwelen zu lassen, widerspreche seinem Verständnis von Zusammenarbeit. 

Auch Hoffmann misst der Transparenz grosse Bedeutung bei, selbst wenn sie Grenzen kennt: «Man kann nicht immer alles sagen. Aber wenn das so ist, dann kommuniziere ich auch klar, dass ich dazu nichts sagen kann.» Ergänzend betont sie die Bedeutung einer gelebten Fehlerkultur. Fehler sollten offen angesprochen werden können, ohne dass dies zu Schuldzuweisungen führe. Ebenso zentral sind für sie Offenheit, Respekt und ein professioneller Umgangston: Sachliche Diskussionen seien jederzeit möglich, persönliche oder emotionale Entgleisungen hingegen nicht akzeptabel.

Über die Rollenverteilung 

Wer was macht und wie die Rollen im Alltag aufgeteilt sind, ist oft sehr klar geregelt. Bei bestimmten Aufgaben, wie dem Agenda Management, lassen sowohl Maurus Büsser wie auch Jella Hoffmann und Ben Morach ihre Assistenzen komplett agieren. «Wenn es darum geht, möglichst viele Leute zusammenzubringen, haben sie deutlich mehr Routine», geben die drei offen zu. Auch die Organisation von Reisen, externen Workshops und Events liegt in Eigenregie der Assistenz. 

Viele der Assistenzen übernehmen nebst der persönlichen Betreuung ihrer Chefs auch eigene Projekte. So führt die Assistentin von Büsser zum Beispiel den Office Pool, leitet Hausdienst und Empfang, organisiert Geschäftsleitungsklausuren und übernimmt diverse weitere Projekte. Bei grossen Kundenprojekten ist Morachs Assistentin ebenso in die Organisation eingebunden und trägt damit zu einer reibungslosen Abstimmung sowie einer effizienten Umsetzung bei. «Sie ist zudem das Bindeglied zwischen den Führungskräften und den Kundenassistenzen und stellt sicher, dass Termine und Projekte optimal umgesetzt werden.» 

Bestimmte Aufgaben bleiben jedoch bewusst bei den Chefs. Bei Büsser sind es vertrauliche Personalsachen, bei Hoffmann auch politische Themen. «Manchmal gibt es Dinge, bei denen es aufgrund der Stufengerechtigkeit wichtig ist, dass ich sie als CEO selbst kommuniziere», erklärt sie. «Gerade, wenn die Botschaften weniger angenehm sind. Da ist es auch richtig, dass ich das übernehme.» 

Über die Kommunikation 

Um die Zusammenarbeit optimal zu gestalten, nimmt sich Maurus Büsser, Generalsekretär im Departement Bau, Verkehr und Umwelt des Kantons Aargau, «möglichst viel Zeit», wie er betont. Ähnlich handhabt es Jella Hoffmann, CEO der WEMF in Zürich. Klassische Sitzungen pflegt sie nicht, dafür ist sie viel vor Ort und vieles passiert durch physische Absprachen zwischen Tür und Angel. Digitale Kanäle nutzt sie ergänzend, wobei Abende und Wochenenden tabu sind – «ausser es handelt sich um einen Notfall, was selten vorkommt». 

Ben Morach, Managing Partner bei BCG Schweiz, ist deutlich mehr unterwegs als seine beiden Kollegen: «Wahrscheinlich verbringe ich zwei Tage in der Schweiz und drei Tage bin ich unterwegs», erklärt er. An den zwei Tagen im Büro sieht er seine Assistentin mindestens zweimal pro Woche persönlich, um sich auszutauschen. «Wir gehen Meetings gemeinsam durch und planen die nächsten zwei bis drei Wochen voraus.» Vieles laufe auch per Zuruf über Slack, WhatsApp oder E-Mail, wobei die persönliche Interaktion weiterhin Priorität hat. 

Damit Erwartungen klar sind, vertraut Hoffmann auf die langjährige Arbeitsbeziehung: «Wir kennen uns schon sehr lange und sind ein eingespieltes Team.» Bei den Prioritäten laufe es in beide Richtungen. «Wenn er viel zu tun hat und fragt, was jetzt wichtiger ist, besprechen wir zusammen, was Priorität eins hat. Umgekehrt gebe ich klare Vorgaben und sage immer, wie dringend etwas ist. Das funktioniert sehr gut.» 

Ein Selbstläufer sei die Abstimmung nie, meint Büsser: Es brauche immer wieder Klärung, was gegenseitig erwartet wird. Viele Themen seien innovativ und nicht repetitiv, deshalb würden sie oft erneut besprochen. Die Erfahrung der Assistenz helfe dabei enorm, sie spiegle auch zurück, wenn Neues reinkommt. 

Für Morach haben immer die Kundinnen und Kunden Vorrang. Seine Assistenz stellt sicher, dass die richtigen Prioritäten gesetzt und Kundenanliegen effizient umgesetzt werden. Innerhalb gibt es Abstufungen, etwa nach Seniorität, oder es gibt Check-ins auf Tagesbasis und grössere Lenkungsausschüsse. Die Assistenz versteht diese Strukturen mit der Zeit. «Es sind viele kleine Details, weil wir sehr eng in der Kundenbeziehung arbeiten. Wenn ich einen Termin brauche und bestimmte Personen beim Kunden dabei sein müssen, weiss sie sofort, wer dabei sein muss. Dann ist sie komplett im Flow und kann alles optimal koordinieren.»

Trotz harmonischer Arbeitsbeziehungen kommt es zu Meinungsverschiedenheiten oder Missverständnissen. Maurus Büsser spricht diese immer direkt an: «Das erwarte ich auch umgekehrt.» Auch Ben Morach handelt so: «Missverständnisse gibt es immer mal wieder. Dann gibt es eine schnelle Feedback-Runde, wenn etwas nicht ideal gelaufen ist, und gut ist.» Typische Stolpersteine liegen beim Agenda Management. «Ein Terminkalender sieht in Outlook oft einfach aus, in der Realität ist es aber anstrengend. Manchmal bin ich von morgens acht bis nachmittags drei Uhr durchgebucht. Wenn dann Termine verschoben oder neu geplant werden müssen, kann das ziemlich chaotisch sein.» Er möchte seine Assistentin deshalb manchmal bewusst mitnehmen, um ihr zu zeigen, wie es sich anfühlt, komplett durchgebucht zu sein. «Wer das nicht erlebt, merkt es nicht. Offene Kommunikation ist entscheidend.» 

Auch Jella Hoffmann setzt auf klare Kommunikation: «Wurde etwas nicht so verstanden, wie ich es gemeint habe, achte ich beim nächsten Mal darauf, es noch präziser zu formulieren.» Gleichzeitig gebe sie ihrem Assistenten Raum für eigene Vorschläge: «Ob der Assistent auch mal Kontra gibt? Ja, ich habe eine sehr reflektierte Person, die hat eine super Art zu sagen: Man könnte es vielleicht auch so machen oder wäre es nicht mal angebracht, den oder die auf jenes hinzuweisen. Oft hat er recht und wir machen es so, wie er es vorschlägt.» 

Über das Unterschätzen 

Ben Morach ist überzeugt, dass viele seiner Kolleginnen und Kollegen die Rolle der Assistenz nach wie vor unterschätzen. Dabei ist sie oft das entscheidende Bindeglied zu Kundinnen und Kunden sowie zu deren Assistenzen. Wie gut eine Assistenz vernetzt ist, kann im Zweifel darüber entscheiden, ob ein Termin zustande kommt oder nicht. Für ihn ist klar: «Sie sind die ‹unsung heroes›.»