Personalisierung durch KI-Tools

Die Idee der künstlichen Intelligenz begleitet die Forschung seit den 1950er-Jahren. Damals träumte man davon, Maschinen das Denken beizubringen. Lange blieben die Versuche stecken, Programme arbeiteten mit starren Regeln und endeten schnell in Sackgassen. Erst mit Machine Learning und später Deep Learning kam der Durchbruch: Computer lernten, Muster in riesigen Datenmengen selbst zu erkennen. 

Heute stehen wir an einem Punkt, an dem Sprachmodelle wie ChatGPT oder Claude Milliarden von Textbeispielen auswerten und in Sekunden Antworten geben, Texte formulieren oder komplexe Inhalte zusammenfassen. Das klingt technisch trocken, wirkt in der Praxis aber fast magisch. 

Welches KI-Tool für was?

Wichtig ist zu verstehen: KI ist nicht ein einzelnes Programm, sondern ein ganzes Ökosystem von Werkzeugen. So wie Sie heute selbstverständlich zwischen Word, Excel oder Outlook wechseln, nutzen Sie künftig je nach Aufgabe unterschiedliche KI-Tools. 

ChatGPT ist ein Allrounder für E-Mails und kurze Texte, Claude eignet sich besonders gut für lange Dokumente, Gemini von Google integriert sich direkt in Gmail und Docs, Perplexity ist eine Art «Google mit Quellenangaben» und damit stark in der Recherche, während Microsoft Copilot in Outlook, Word oder Excel direkt Routineaufgaben übernimmt. Für Präsentationen gibt es Gamma.app, das aus Stichworten Folien erstellt. Wer die Unterschiede kennt, kann gezielt auswählen und spart dadurch nicht nur Zeit, sondern auch Frust. 

Kostenfrei vs. kostenpflichtig 

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Unterschied zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen Versionen dieser Tools. Seit Kurzem haben auch Free User von ChatGPT Zugang zu GPT-5 – allerdings mit Einschränkungen: Das Kontingent an Nachrichten ist begrenzt, die Leistung wird je nach Auslastung reduziert und längere, komplexe Aufgaben werden oft nicht vollumfänglich umgesetzt. Für viele Standardaufgaben reicht das aus, doch wer intensiver arbeitet – zum Beispiel lange Protokolle analysiert, mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeitet oder grosse Recherchen durchführen will – stösst schnell an Grenzen. Hier lohnt sich die Plus-Version: unbegrenztere Nutzung, stabilere Performance und der volle Zugriff auf die neueste Modellgeneration ohne Warteschlangen. Auch bei Claude und Gemini gilt: Die Bezahlversionen bieten längere Kontexte, mehr Funktionen und eine verlässlichere Geschwindigkeit.  

Besonders spannend bei ChatGPT 5 ist, dass es schneller ist, erheblich grössere Textmengen verarbeiten kann und flexibler auf komplexe Aufgaben eingeht. Während frühere Versionen bei langen Reports oder umfangreichen Datenmengen an ihre Grenzen stiessen, fasst ChatGPT 5 ganze Dossiers zusammen, vergleicht Inhalte und erstellt sogar massgeschneiderte Vorschläge für Präsentationen. Damit wird aus dem Chatbot ein echtes Recherche- und Analyse-Tool – und nicht nur ein digitaler Texter. 

Texten wie die Chefin 

Der wahre Gewinn liegt aber nicht nur im Schreiben, sondern auch in der Informationsverarbeitung. Statt mühsam 20 Minuten zu googeln, liefert ein Chatbot wie Perplexity in Sekunden eine klare, strukturierte Übersicht mit Quellen. Protokolle lassen sich in Bullet Points kürzen, Präsentationen entstehen aus ein paar Stichworten, und E-Mails werden auf Knopfdruck in einem Tonfall formuliert, der zur jeweiligen Situation passt. Genau darin steckt die Personalisierung: KI passt sich an Ihren Stil und Ihren Kontext an. Eine Antwort an die Chefin klingt anders als eine kurze Rückmeldung an die Kollegin, und ein Protokoll kann mal eine To-do-Liste, mal ein ausführlicher Bericht sein.  

Damit das gelingt, ist die Art und Weise entscheidend, wie man mit KI spricht. Prompts, also die Eingaben, sind der Schlüssel. Wer konkret formuliert, Ziele benennt, Tonfall und Format vorgibt, bekommt bessere Ergebnisse. «Schreibe eine E-Mail» führt zu einem Standardtext. «Formuliere eine kurze, freundliche E-Mail an meine Kollegin Anna, um das Meeting von Montag auf Dienstag zu verschieben» liefert ein nützliches Resultat.

Den Datenschutz berücksichtigen?

So viel Potenzial erfordert aber auch Verantwortung, denn Chatbots lernen aus Eingaben. Das heisst: Vorsicht bei sensiblen Daten. Namen, Zahlen oder vertrauliche Dokumente gehören nicht ungeschützt in öffentliche Tools. Anonymisieren Sie Informationen, prüfen Sie die Einstellungen der Plattformen und deaktivieren Sie die Option, Konversationen für das Training freizugeben. Diese ist oft standardmässig aktiviert. Und bei besonders heiklen Themen gilt: lieber interne, von der IT freigegebene Systeme nutzen. KI ist ein Assistent, kein Tresor für Geheimnisse. 

Wer KI im Alltag einsetzen möchte, muss nicht alles auf einmal umkrempeln. Beginnen Sie mit einer einzigen Aufgabe, die Sie regelmässig erledigen. Zum Beispiel mit einer Standardmail. Testen Sie Varianten, experimentieren Sie mit unterschiedlichen Anweisungen und geben Sie Feedback, wenn ein Ergebnis zu formal oder zu lang ist. Schritt für Schritt entsteht so ein persönlicher Arbeitsstil mit KI. 

Am Ende ist das Entscheidende: KI ist kein einzelnes Tool, sondern eine neue Arbeitsweise. Sie ersetzt nicht die Assistenz, aber sie verschiebt die Gewichte. Weniger Routine, weniger Sucharbeit, weniger Formatieren, dafür mehr Zeit für Organisation, Koordination und Menschen. Personalisierung macht aus einer Technik einen echten Begleiter im digitalen Büro. Wer heute anfängt, profitiert morgen von mehr Effizienz – und einem Büroalltag, der wieder mehr Raum für das Wesentliche lässt.