Hybrid, also wie das Auto?

Erinnern Sie sich an die Jahre 2021 und 2022? Im Zuge der Covid-19-Pandemie traf man sich gar nicht oder nur begrenzt, und plötzlich waren für einen kurzen Zeitraum virtuelle Kongresse der Renner. Der Trend hielt sich jedoch nicht lange, denn der Mensch ist für den Austausch mit anderen Menschen gemacht, und so wurde die virtuelle Teilnahme in vielen Bereichen wieder eingestampft. Was bleibt, ist die Prophezeiung, dass hybride Events die nächste grosse Sache im MICE-Bereich sind oder werden sollen. 

Was macht Events «hybrid»?

Bei einem hybriden Event wird eine physische Präsenzveranstaltung mit der Möglichkeit kombiniert, einzelne Teile online live zu streamen. Das eignet sich vor allem für Veranstaltungen, bei denen Wissensvermittlung im Fokus steht; beispielsweise können eine Keynote oder ein Panel unkompliziert gestreamt werden. 

Es ist nachvollziehbar, weshalb hybride Events als Chance gesehen werden. Es kann damit eine grössere Zielgruppe angesprochen werden, ohne, dass effektiv ein grösserer Veranstaltungsort gebucht werden muss. Zudem sind die Kosten gut planbar, da der finanzielle Aufwand stabil bleibt, egal ob 100 oder 1000 Personen virtuell teilnehmen. 

Im Idealfall ist die Zuhörerschaft, die online teilnimmt, auch aktiv ins Geschehen involviert. Ein Stage-Talk erzielt eher einen Lerneffekt, wenn die Teilnehmenden auch Fragen stellen und in den Diskurs gehen können. Das kann beispielsweise mit einem Live-Chat erfolgen oder mit der Möglichkeit, dass virtuell teilnehmende Personen mit dem oder der Vortragenden durch eine Zuschaltung interagieren können – beispielsweise via Meeting-Technologie. 

Das funktioniert natürlich in beide Richtungen. Neben den Teilnehmenden können auch Speaker und Expertinnen und Experten für einen Vortrag oder einen virtuellen Austausch aus der Ferne zugeschaltet werden.  

Erfolgsfaktor Moderation

Unabdingbar ist dabei eine eloquente und technisch versierte Moderation vor Ort. Nicht nur sattelfeste Moderationsfähigkeiten sind in solchen Rollen gefragt, sondern auch ein gutes technisches Verständnis, um bei Übertragungsstörungen schnell reagieren zu können. 

Die Herausforderung: Die Moderation muss Augen und Ohren während der Panels überall haben. Was sagt der Speaker? Funktioniert die Übertragung? Gibt es Fragen aus der Zuhörerschaft? Natürlich wollen virtuelle und physisch anwesende Teilnehmende gleichberechtigt behandelt werden. Nicht immer eignet sich dafür die Geschäftsleitung, sondern vorteilhaft sind primär Personen, die flexibel auf Gegebenheiten reagieren und gut auf andere Menschen eingehen können. 

Technische Anforderungen für hybride Events

Die grösste Herausforderung bei hybriden Events ist die Technik, die fehlerfrei funktionieren muss. Das Fundament bildet eine störungssichere Internetverbindung, idealerweise über mehrere Provider, sowie professionelle Streaming-Hardware mit mindestens 4K-Auflösung. Essenziell sind mehrere Kamera-Perspektiven, die sowohl Redner oder Rednerin als auch Publikumsreaktionen einfangen, sowie ein separates Audio-Mischpult für optimalen Ton bei Online-Teilnehmenden.  

Besonderes Augenmerk erfordert die Beleuchtung: Was im Saal gut aussieht, wirkt auf dem Bildschirm oft zu dunkel. Bewährt haben sich modulare Event-Plattformen wie Zoom-Events oder Microsoft Teams Live, die Chat, Umfragen und Breakout-Sessions integrieren. 

Unverzichtbar ist zudem ein technisches Support-Team vor Ort, denn ein einziger Verbindungsabbruch kann hunderte Online-Teilnehmende verlieren. Viele Schweizer Veranstalterinnen und Veranstalter setzen deshalb auf erfahrene AV-Dienstleistende, die hybride Events als Spezialgebiet etabliert haben und die Veranstaltung mit ihrem Wissen während der gesamten Planungsphase unterstützen. 

Interaktive Inhalte für digitale Teilnehmende

Besuchende vor Ort haben einen riesigen Vorteil: das Networking. Man trifft persönlich auf Kontakte und profitiert davon, schnell zusammen einen Kaffee trinken zu gehen. Dieses Verknüpfen hilft für künftige geschäftliche Absprachen. Das «go Käffele» fehlt den virtuellen Teilnehmenden; hier sollten alternative Angebote für die Mehrwertsteigerung implementiert werden, damit diese nicht zu passiv Zuschauenden werden. 

Um diesen Austausch zu fördern, können digitale «Coffee Sessions» mit relevanten Speakerinnen und Speakern lanciert werden. Ausserdem kommen Value-Adds wie exklusive digitale Inhalte gut an, die Download-Material, erweiterte Präsentationsfolien oder Bonus-Videos umfassen, wie auch «Digital Goodie Bags», die Rabattcodes, White Papers oder Zugang zu Online-Kursen enthalten.  

Fazit

Hybride Events sind längst mehr als eine Covid-Notlösung, sondern eine Möglichkeit, den Teilnehmendenkreis eines Events zu erweitern. Zum Erfolg wird ein hybrider Event, wenn diese drei Erfolgspfeiler besonders berücksichtigt werden: eine professionelle Moderation, eine verlässliche Technik und attraktive Online-Mehrwerte.