Es muss nicht alles selbst organisiert werden

8.15 Uhr. Die ersten Gäste treffen bald ein, die Referentin steckt im Verkehr fest, zwei weitere Geschäftsleitungs-Mitglieder haben sich kurzfristig angemeldet und im Veranstaltungsraum funktioniert der Beamer nicht. Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor?

Ein erfolgreicher Anlass hängt nicht nur von einer sorgfältigen Planung ab. Entscheidend ist auch eine klare Rollenzuteilung mit definierten Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen. Dabei lohnt es sich, genau zu überlegen, welche Aufgaben intern übernommen werden können und wo externe Partner sinnvoll unterstützen.

Wie viel Organisation lässt sich intern stemmen? 

Eine Veranstaltung lässt sich in der Regel gut intern organisieren, wenn der organisatorische Aufwand überschaubar ist: eine Location, ein klarer Ablauf, wenige externe Dienstleistende und keine aussergewöhnlichen technischen Anforderungen oder gewünschten Inszenierungen. Auch die eigene Erfahrung spielt eine wichtige Rolle. Wer bereits mehrere ähnliche Veranstaltungen organisiert und genügend Zeit für die Vorbereitung und Koordination zur Verfügung hat, kann viele Aufgaben selbst übernehmen.

Unterschätzen Sie jedoch nicht, dass trotz guter Vorbereitung im Vorfeld kurzfristige Änderungen oder unvorhergesehene Situationen nicht immer verhindert werden können.  Stellen Sie sich deshalb die Frage, was Ihre Rolle an der Veranstaltung selbst ist. Können Sie beispielsweise einen technischen Ausfall lösen, während Sie Referentinnen und Referenten empfangen? Können Sie sich um die Geschäftsleitung kümmern, während Sie gleichzeitig einen kurzfristig geänderten Ablauf mit mehreren Dienstleistenden abstimmen? 

Wenn mehrere dieser Aufgaben gleichzeitig auf Sie zukommen, ist externe Unterstützung sinnvoll. Auch wenn die Organisation eines Anlasses zusätzlich zum Tagesgeschäft erledigt werden muss, die eigene Erfahrung fehlt oder intern schlicht die Zeit für eine sorgfältige Planung und Koordination nicht vorhanden ist, empfiehlt sich ein Blick auf externe Unterstützung.

Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Aufgaben abzugeben. Es geht darum, die eigene Rolle sinnvoll zu definieren. Sie sollen dort präsent sein, wo Ihr Wissen und Ihre Nähe zum Unternehmen gefragt sind. Schaffen Sie sich den nötigen Freiraum, um sich auf die internen Aufgaben und die Betreuung wichtiger Gäste konzentrieren zu können.

Eventlocation oder Eventagentur: Was eignet sich wann? 

Nicht jeder Anlass benötigt eine Eventagentur. Entscheidend ist vielmehr, wie komplex die Veranstaltung ist und welche Ressourcen intern zur Verfügung stehen. 

Eine Eventlocation ist eine gute Lösung, wenn sich der Anlass auf einen Standort konzentriert und die organisatorischen Anforderungen überschaubar sind. Projektleitende der Location kennen ihre eigene Infrastruktur, die Räume und die technischen Möglichkeiten. Sie unterstützen zudem bei der Wahl des Caterings und des Rahmenprogramms und kennen die Abläufe in ihrem Haus. Für Sitzungen, Seminare, Tagungen oder kleinere Kundenanlässe kann die direkte Zusammenarbeit mit der Eventlocation deshalb oft ausreichen.

Anders sieht es aus, wenn die Organisation über die Leistungen der Location hinausgeht. Eine Eventagentur kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn mehrere Locations oder externe Dienstleistende koordiniert werden müssen, das Rahmenprogramm umfangreicher ist oder viele unterschiedliche Anspruchsgruppen beteiligt sind. Auch besondere Anforderungen an Technik, Inszenierung oder Gästebetreuung erhöhen den Koordinationsaufwand.

Dabei muss eine Eventagentur nicht zwingend die gesamte Veranstaltung übernehmen. Sie kann gezielt für einzelne Aufgaben oder Teilprojekte engagiert werden – beispielsweise für die Konzeptentwicklung, die Koordination externer Dienstleistender oder die Betreuung am Anlasstag. Gerade wenn intern die Zeit oder das Fachwissen für einen bestimmten Bereich fehlt, kann eine solche punktuelle Unterstützung sinnvoller sein, als die gesamte Organisation abzugeben.

Gibt es eine bestimmte Grösse oder ein bestimmtes Budget? 

Die Personenzahl allein ist kein zuverlässiges Kriterium. Ein Anlass mit 30 Personen kann organisatorisch anspruchsvoller sein als eine Veranstaltung mit 300 Gästen, wenn viele Beteiligte, verschiedene Programmpunkte oder besondere Anforderungen zusammenkommen.

Auch gibt es keinen festen Budgetbetrag, ab dem sich eine Eventagentur automatisch lohnt. Entscheidend ist vielmehr das Verhältnis zwischen Aufwand, verfügbaren Ressourcen und benötigter Unterstützung.

Agenturkosten können auf den ersten Blick abschrecken. Entscheidend ist jedoch, auch den eigenen Aufwand zu betrachten: Wie viele Arbeitsstunden werden für Planung, Koordination und die Umsetzung benötigt? Welche Aufgaben bleiben während dieser Zeit liegen? Und welche Rolle sollen Sie am Veranstaltungstag übernehmen? Dieser interne Aufwand erscheint im Eventbudget selten als eigene Position. Er ist dennoch ein Kostenfaktor, den es bei der Entscheidung zu berücksichtigen gilt. 

Wenn Sie gleichzeitig Gäste betreuen, Referierende empfangen, die Geschäftsleitung begleiten und mehrere Dienstleistende koordinieren sollen, kann externe Unterstützung hier Freiraum schaffen.

Ein erstes unverbindliches Gespräch mit einer Eventagentur kann Ihnen helfen zu klären, welche Aufgaben intern bleiben können, wo Unterstützung benötigt wird und ob eine punktuelle Begleitung oder eine umfassendere Betreuung sinnvoll ist.

Wer entscheidet – und wer handelt? 

Unabhängig davon, mit wem Sie zusammenarbeiten, sollten die Verantwortlichkeiten klar geregelt sein. Dazu gehört nicht nur die Frage, wer welche Aufgabe übernimmt, sondern auch, wer welche Entscheidungen treffen darf. Die Eventlocation kann beispielsweise Räume, Übernachtungen und Verpflegung verantworten. Je nach Auftrag übernimmt eine Eventagentur die Koordination des Rahmenprogramms, externer Dienstleistender oder die Umsetzung vor Ort. Sie selbst behalten die Verbindung zum Unternehmen und treffen die Entscheidungen, die intern getroffen werden müssen.

nach Auftrag übernimmt eine Eventagentur die Koordination des Rahmenprogramms, externer Dienstleistender oder die Umsetzung vor Ort. Sie selbst behalten die Verbindung zum Unternehmen und treffen die Entscheidungen, die intern getroffen werden müssen.

Die Anforderungen bestimmen die Wahl 

Ob Eventlocation, Eventagentur oder eine Kombination aus beiden: Die Anforderungen des Anlasses bestimmen, welche Unterstützung sinnvoll ist. 

Selbst organisieren lässt sich ein Anlass besonders gut, wenn die Veranstaltung überschaubar ist, an einer Location stattfindet, die Anzahl der Beteiligten und Dienstleistenden begrenzt ist und intern genügend Zeit und Erfahrung vorhanden sind.

Externe Unterstützung ist sinnvoll, wenn die Koordination komplexer wird, mehrere Partner beteiligt sind, besondere fachliche Anforderungen bestehen oder die verantwortliche Person neben der Eventorganisation weitere wichtige Aufgaben wahrnehmen muss.

Und eine Kombination kann die beste Lösung sein, wenn die Eventlocation beispielsweise Räume, Verpflegung und Infrastruktur übernimmt, während eine Eventagentur bei einzelnen Aufgaben wie der Programmkoordination, der Koordination externer Dienstleistender oder der Betreuung vor Ort unterstützt.

Eine längerfristige Zusammenarbeit kann zudem zusätzlich Vorteile bringen. Partner, die bereits wissen, wie Ihr Unternehmen arbeitet, welche Qualitätsansprüche Sie haben und wer welche Entscheidungen trifft, können bei einem nächsten Anlass schneller reagieren. Das schafft Planungssicherheit und kann langfristig Zeit sparen.

Und wenn nun um 8.15 Uhr die Referentin im Stau steckt, spontane Gäste auftauchen und ausgerechnet jetzt der Beamer ausfällt? Dann bleiben Sie gelassen. Nicht, weil solche Situationen verhindert werden können, sondern weil klar ist, wer zuständig ist, wer handeln darf und wo Sie selbst gebraucht werden.