Neinsagen mit gutem Gefühl

Ein Ja fällt leichter als ein Nein. Natürlich ist es einfacher, eine Anfrage positiv entgegenzunehmen, einem Wunsch zu entsprechen oder eine Aufgabe für jemanden zu übernehmen. Oft jedoch sind diese Zusagen mit Pflichtbewusstsein verbunden und weniger mit einem guten Gefühl. 

Sobald es in der Kommunikation um Grenzen geht, um den Einsatz schwieriger Wörter wie «ablehnen», «zurückweisen», «leider» oder «nicht», ist es wichtig, das Thema ganzheitlicher zu betrachten. Und mit ganzheitlich ist der systemische Blick gemeint. Gute Gespräche oder Texte sind nicht modern oder professionell. Sie sind passend, also abgestimmt auf die Rolle, Aufgabe und den Kontext. Wer seine Rolle oder Aufgabe diffus wahrnimmt, spricht unklar und schreibt ungenau. Erst wenn Rolle und Aufgabe geklärt sind und gelebt werden können, ist eine Kommunikation mit Kanten möglich. Ein Nein oder eine Ablehnung sind Kanten.  

Zum systemischen Blick gehören Werte. Menschen, die in ihrem Leben ausgestossen und/oder kritisiert wurden, wenn sie ein Nein wagten, tun sich später im beruflichen Umfeld schwer mit Ablehnung, denn sie riskieren einen Verlust an Zuneigung, Sympathie oder gar Liebe.  

Warum ein Nein wichtig ist

1. Schutz der eigenen Ressourcen: Assistenzkräfte stehen häufig unter hohem Druck, ihre Aufgaben zu erfüllen. Ein «Ja» kann dazu führen, dass die Arbeitslast zu gross wird, was zu Stress und Überforderung führt. Indem wir lernen, «Nein» zu sagen, schützen wir unsere Zeit und Energie.
2. Klarheit und Transparenz: Ein klares «Nein» signalisiert, dass die Grenzen respektiert werden müssen. Dies fördert eine Kultur der Offenheit und Ehrlichkeit innerhalb eines Teams.
3. Förderung der Professionalität: Ein klarer Umgang mit Anfragen und Aufgaben zeigt die Fähigkeit, zu priorisieren.
4. Verbesserung der Arbeitsqualität: Wenn Assistenzen ihre Kapazitäten realistisch einschätzen und entsprechend handeln, verbessert sich die Qualität der Arbeit. Und daran hat niemand ernsthaft etwas auszusetzen.

Warum ein Nein herausfordernd ist 

Kommunikation ist mit unserem Mindset, mit unseren Erfahrungen und Gefühlen verbunden (systemischer Blick). Betrachten wir diese Situation mit dem Bild eines Eisbergs, so sind die Kräfte unterhalb der Wasseroberfläche nicht zu unterschätzen. Sie treiben den Eisberg voran, bestimmen seinen Kurs und sein Tempo. Zu den oft unsichtbaren Kräften unterhalb der Wasserlinie gehören: 

• Die Angst vor Konflikten: Viele Menschen fürchten, durch ein «Nein» in einen Konflikt zu geraten oder andere zu enttäuschen (Wert Liebe).
• Der Wunsch nach Anerkennung: In vielen Berufen ist der Wunsch, gemocht und anerkannt zu werden, stark ausgeprägt (Wert Zugehörigkeit).  
• Soziale Normen: Höflichkeit ist ein starkes kollektives Anliegen. Eine Bitte abzulehnen, kann als unhöflich angesehen werden. 

Falls Neinsagen oder eine Ablehnung auszusprechen schwerfällt, lohnt es sich, dieses Empfinden erst einmal zu würdigen und bewusst wahrzunehmen. Im zweiten Schritt geht es darum, Ressourcen zusammenzutragen. Dazu arbeite ich mit diesen Fragen: 

Was brauche ich, um gut Nein sagen zu können? Oft ist das eine zur Rolle, Aufgabe und Kontext passende Begründung. 

Bisher habe ich schlechte Erfahrungen gemacht mit Neinsagen. Was könnten künftig die guten Erfahrungen sein (Perspektive wechseln)? Oft ist das ein Kompetenzgewinn. Das Umfeld nimmt die Person neu wahr und ernst. 

Was sind die guten Seiten eines Neins? Oft lassen sich über ein Nein die beruflichen Aufgaben fokussieren. Grenzen können demnach auch die Arbeitseffizienz steigern und ein Gewinn für weitere Personen und Teams sein. 

Mit den stärkenden Ressourcen in der Tasche gelingt es besser, entschlossen und ohne Schuldgefühle Grenzen zu setzen.

Impulse für das Ja zum Nein 

1. Vorbereitung und Selbstreflexion: Ein Gespräch mit einer Kundin, einem Teamkollegen oder einer Führungsperson vorbereiten, am besten mit dem empathischen Blick. Wie denkt ..., wenn ich Nein sage? Was sind die Risiken meines Neins und was die Chancen? Ist mein Nein situativ angemessen? Welche Begründung braucht ..., um mein Nein zu verstehen. Klarheit ist ein wichtiger Wert und schützt vor Unsicherheit, falschen Versprechungen oder vor langfristiger Überforderung.
2. Ehrlichkeit und Direktheit: Ein ehrliches und direktes «Nein» ist oft der beste Weg. Wichtig ist hier eine Begründung, die persönlich oder auf Sachebene sein kann.
3. Alternative Vorschläge anbieten: Wenn immer möglich, die Lösung oder den Ausweg kommunizieren, nicht das Problem.
4. Die eigene Position stärken: Ein Nein kann helfen, die eigenen Aufgaben noch besser wahrzunehmen. Oder andere Personen in ihrer Verantwortung zu stärken.
5. Übungsgespräche: Neinsagen ist Übungssache. Sammeln Sie Nein-Situationen in Ihrem Alltag und üben Sie diese Gespräche mit einer anderen Person. Holen Sie Feedback ein. Wie wirke ich beim Neinsagen? Welche Wörter nutze ich? Und wie denkst du über mich in dieser Situation? 

Das Nein schwarz auf weiss 

In Gesprächen ist es unsere Stimme, die fast alles trägt. Ein sympathisch ausgesprochenes Nein wirkt anders als das geschriebene Nein. In Texten fehlen zentrale menschliche Fähigkeiten: Mimik, Gestik, Stimmlage, Körperhaltung.

Impulse für das gute Nein in Texten 

Klar

Verwenden Sie klare und direkte Formulierungen. Vermeiden Sie den Konjunktiv und achten Sie auf den Einsatz von «leider». Das Wort kommt mit einer Begründung besser an. «Leider» ist ein Herzwort und braucht Offenheit, um nicht leer zu wirken. «Leider kann ich diese Aufgabe nicht übernehmen, weil .../da ...». Der Satz geht auch ohne «leider»: Diese Aufgabe kann/darf ich nicht übernehmen, weil/da ...

Höflich

Auch in schriftlichen Ablehnungen sollte die Höflichkeit nicht verloren gehen. Achten Sie jedoch darauf, nicht überhöflich oder harmoniesüchtig zu klingen. Signalformulierungen dafür sind «jederzeit sehr gerne, aber heute ...» oder «stets für Sie da, jedoch ...». Besser: «Diese Aufgaben kann ich erst übernehmen, nachdem .../wenn ...» oder ich helfe euch/dir/Ihnen gerne mit ... Bei ... ist es jedoch eure/deine/Ihre Aufgabe ...

Informieren

Eine Information ist eine klare Aussage. Am besten so formuliert, dass Ihr Gegenüber bzw. Ihre Zielgruppe verstehen kann (Aha-Erlebnis). Sprechen und schreiben Sie immer auch mit der Haltung, die Dinge aus Sicht der anderen Person zu sehen (empathischer Blick). Es ist in Ordnung, wenn jemand mit der Information nicht einverstanden ist. Wichtig sind hier Dialogangebote und keinesfalls Türschliesser wie zum Beispiel: «Besten Dank für Ihr Verständnis und die Kenntnisnahme.» Oder das farblose «Haben Sie noch Fragen?» Bauen Sie Brücken und seien Sie fokussiert: «Haben Sie eine Frage zu dieser Ablehnung / zu diesem Entscheid / zu dieser Absage?» Indem Sie diese heiklen Begriffe offen nennen, wirken Sie glaubwürdig und stark. Bei einer Rechtfertigung versuchen Sie, jemanden zu überzeugen, wohlgesinnt zu stimmen oder zu besänftigen. Sie rennen der Person hinterher. Bleiben Sie bei der klaren Information und versöhnen Sie sich mit der Tatsache, dass Menschen anderer Meinung sein dürfen und Sie trotzdem alles richtig machen.

Was darf/muss ich ablehnen, um andere Dinge noch fundierter, effizienter oder wertsteigernder zu erledigen – für andere und für mich? Eine Ablehnung hat mehr positive Auswirkungen als wir glauben.