Souverän führen, auch ohne Macht

Ob sie nun den Umzug der Firma organisieren, einen Teamausflug oder ein internationales Leadership-Meeting planen: Die Projektrealität der Assistenzen hat wenig mit klassischer Projektmanagement-Theorie zu tun. Stattdessen bewegen sie sich in einer typischen Sandwich-Position: balancierend und jonglierend zwischen diversen Vorgesetzten sowie Projektsponsoren mit hohen Erwartungen, aber mit wenig Zeit, anspruchsvollen Stakeholdern sowie Projektteam-Mitgliedern, auf die sie fachlich und disziplinarisch kaum Einfluss haben. 

Deshalb liegt der Schlüssel zum Erfolg nicht nur in perfekten Projektplänen und guter Organisation, sondern in drei entscheidenden Hebeln: einer klaren inneren Haltung mit entsprechendem Auftritt, einer pragmatischen Struktur sowie einer wirksamen lateralen Führung. 

Hebel 1: Die proaktive Haltung: Rollenklarheit und «Managing up» als Erfolgsbasis 

Der Erfolg eines Projekts im Nebenamt entscheidet sich oft schon vor dem Kick-off-Meeting: im Verständnis und Umgang mit der neuen Projektleitungsrolle und dem Übergang von der unterstützenden in eine steuernde Funktion. Ohne eine klare und explizite Rollen- und Auftragsklärung landet die Assistenz schnell in der «Reaktivitäts-Falle»: Sie reagiert, statt proaktiv zu agieren, sie führt aus, statt zu gestalten. 

Rollenklärung: Vom Support zum Lead 

In der Matrixorganisation sind Rollen oft «schwammig» definiert. Für die Assistenz bedeutet das, dass sie ihre Rolle aktiv transformieren muss. Während sie im Tagesgeschäft die «Enablerin» und «Supporterin» ist, muss sie als Projektleiterin nicht nur zur Taktgeberin werden, sondern als solche auch wahrgenommen werden.

Praxistipps:

• Interne Haltung: Machen Sie sich bewusst, dass Sie in der PL-Rolle keine Bittstellerin um Zeitressourcen sind, sondern die vom Management eingesetzte Verantwortliche für ein Unternehmensziel.
• Externe Sichtbarkeit: Kommunizieren Sie Ihre Rolle explizit an das Projektteam. Ein verbreiteter Fehler ist es, Aufgaben zwischen Tür und Angel zu delegieren. Nutzen Sie offizielle Kanäle, um zu markieren: «In diesem Kontext agiere ich jetzt als Projektleitung.»  

Präzise Auftragsklärung: Der Schutzschild gegen «Scope Creep» 

Ein Projekt im Nebenamt scheitert selten an der Technik, sondern oft an unklaren oder überrissenen Erwartungen. Das Phänomen des «Scope Creep», das schleichende Ausufern des Projektumfangs ohne zusätzliche Ressourcen, ist allgegenwärtig.  

Praxistipps:

• Der Projektauftrag als Vertrag: Bestehen Sie auf einem schriftlichen Projektauftrag. Dieser muss Ziele, Budget, Rollen, was im Projekt enthalten ist und was nicht und die Ihnen und den Teammitgliedern zugesprochenen Zeitkapazitäten enthalten.
• Priorisierung der Anforderungen: Nicht alles ist machbar. Priorisieren Sie die Erwartungen und Anforderungen, zum Beispiel anhand der «MoSCoW»-Methode.  

«Managing up»: Den Projektsponsor smart steuern 

«Managing up» ist die Kunst, die Beziehung zu Vorgesetzten und Stakeholdern proaktiv zu gestalten, um deren Ziele zu unterstützen, Erwartungen effektiv zu steuern und die Zusammenarbeit produktiver zu machen. Gerade in der Sandwich-Position zwischen Sponsor, Führungsperson und Team ist dies entscheidend.  

Praxistipps:

• Entscheidungen einfordern: Ein Projektsponsor ist ein aktiver Stakeholder, der Türen öffnet, coacht und schwierige Entscheide trifft. Stockt ein Projekt, ist es Ihre Aufgabe, ihn in die Pflicht zu nehmen. Bereiten Sie Entscheidungsvorlagen so vor, dass der Sponsor zwischen klaren Optionen (A, B oder C) wählen kann, statt ihm das Problem zu überlassen.
• Erwartungsmanagement: Kommunizieren Sie proaktiv, was machbar ist und was nicht. Wenn neue Aufgaben Ihr Tagesgeschäft fluten, fordern Sie eine Priorisierung ein: «Wenn ich Projekt X priorisiere, wird Aufgabe Y im Tagesgeschäft liegen bleiben. Sind Sie damit einverstanden?»
• Ansprache nach Mass: «One size fits one» – verstehen Sie die Prioritäten, die Kommunikationsvorlieben und die Arbeitsweise Ihrer Stakeholder und passen Sie Ihre Zusammenarbeit entsprechend an.

Hebel 2: Struktur – Pragmatismus schlägt Bürokratie 

In der Doppelbelastung ist Zeit Ihr knappstes Gut. Klassische Projektmanagement-Methoden sind hier oft zu schwerfällig. Struktur bedeutet im Projektalltag das Schaffen von Ordnung, bevor die operative Hektik beginnt, damit die Assistenz auch bei Mehrfachbelastung souverän und handlungsfähig bleibt.  

Praxistipps:

• Hybrides Vorgehen: Nutzen Sie klare Phasen für die Projektübersicht, aber agiles Arbeiten (zum Beispiel Kanban) für die Umsetzung.
• Gemeinsame Planung schafft Klarheit und Verbindlichkeit: Erstellen Sie den Projektplan nicht allein, sondern beziehen Sie das Projektteam in die Planung ein, um Alignment und Verbindlichkeit zu schaffen. Eine bewährte Methode hierfür ist die «Team Alignment Map» von Strategyzer.
• Fokus durch Time-Boxing: Reservieren Sie feste Zeitfenster für die Projektarbeit, um den mentalen Kontextwechsel zum Tagesgeschäft zu bewältigen.
• KI als Effizienz-Turbo: Integrieren Sie KI-Tools als Sparringspartner für Risikoanalysen, Ideenfindung und -evaluation oder die Strukturierung von Projektphasen. 

Hebel 3: Laterale Führung – Einfluss statt Macht 

Eine der grossen Herausforderungen für die Assistenz: In der Projektführung geht es darum, Menschen zu bewegen, für das Projekt zu arbeiten, obwohl man nicht deren Chefin oder Chef ist. Laterale Führung basiert auf Vertrauen, Überzeugung und psychologischem Geschick statt auf Hierarchie.  

Praxistipps:

• Führung durch Vertrauen und Rollenklarheit: Da formelle Macht fehlt, führen Sie über tragfähige Beziehungen, Kompetenz und ein geschärftes Rollenverständnis. Beispielsweise gehen Sie immer vorbereitet in die Projektsitzungen, mit klarer (vorher geteilter) Agenda, durch die Sie offen und zielgerichtet führen. Ziel ist es, Vertrauen aufzubauen und Verbindlichkeit im Team zu schaffen.
• Stakeholder Buy-In: Identifizieren Sie die Interessen aller Beteiligten frühzeitig. Nutzen Sie bewährte Einflussstrategien (zum Beispiel Cialdini), um Teammitglieder und Stakeholder ins Boot zu holen und deren Verbindlichkeit und Engagement zu sichern.
• Souveräner Umgang mit Widerstand: Beziehen Sie Skeptikerinnen und Skeptiker aktiv in die Gestaltung von Lösungen oder Risikoanalysen ein. Wer mitgestaltet, leistet seltener Widerstand gegen die Umsetzung.   

Fazit: Die neue Souveränität 

Kurzum: Bei der Projektleitung im Nebenamt geht es darum, mit maximalem Pragmatismus und einer klaren Haltung, proaktivem Denken und Handeln und einem überzeugenden Auftritt handlungsfähig und souverän zu bleiben.