Struktur statt Stress

Der Arbeitstag von Assistenzen ist meist dicht getaktet: ständige Anfragen, wechselnde Aufgaben, alles läuft parallel, oft ohne Pause zum Durchatmen. Stress und Erschöpfung können die Folge sein. Was helfen kann, sind kleine, aber wirkungsvolle Veränderungen, die sich direkt in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Sie schaffen mehr Überblick, senken das Stresslevel und helfen, mit einem klareren Kopf durch den Tag zu gehen.

Die folgenden fünf Strategien sind sofort umsetzbar. Vielleicht ist eine davon der passende Impuls für mehr Ruhe im Arbeitsalltag.

1. Klarer Tisch – klarer Kopf

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz kann viel bewirken. Das Auge registriert jede Kleinigkeit – selbst dann, wenn die Aufmerksamkeit woanders liegt. Jeder Gegenstand im Blickfeld lenkt ab und erzeugt Unruhe – oft unbewusst.
Ein freier Tisch signalisiert dem Gehirn: Jetzt ist Raum für konzentriertes Arbeiten. Wer sich auf das Wesentliche beschränkt – etwa Laptop, Stifthalter und Wasserflasche – schafft ein Umfeld, das die Konzentration verbessert.
Schon der Moment, wenn man morgens an einen leeren, ruhigen Schreibtisch tritt, fühlt sich anders an – wie ein aufgeräumter Start im Kopf.

Es braucht nicht viel Zeit: Einmal rund 15 Minuten investieren, um Grundordnung zu schaffen, danach reichen wenige Minuten täglich, um sie zu erhalten. Unterlagen sortieren, Unnötiges entsorgen, Tasse wegstellen – kleine Handgriffe mit Wirkung.

Profi-Tipp: Das Handy einfach in der Tasche oder in einer Schublade verstauen. Aus dem Auge, aus dem Sinn: Die Versuchung, zum Handy zu greifen, sinkt und die Aufmerksamkeit bleibt bei dem, was gerade wichtig ist. Übrigens: Viele Apps wie WhatsApp Business lassen sich auch bequem am PC nutzen.

2. Kleine Pausen, grosse Wirkung

Gerade an vollen Tagen neigen viele dazu, Pausen wegzulassen – aus Pflichtgefühl, Effizienzdenken oder einfach, weil scheinbar «keine Zeit» ist. Dabei sind kurze Unterbrechungen entscheidend, um konzentriert zu bleiben.
Eine bewährte Methode ist die Pomodoro-Technik: 25 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause. Nach vier Durchgängen folgt eine längere Pause. Wer lieber längere Arbeitsphasen bevorzugt, kann 50 Minuten arbeiten und 10 Minuten pausieren. 

Und wenn gerade wirklich wenig Zeit ist: Auch ein bis zwei Minuten reichen aus, um kurz zur Ruhe zu kommen und Kraft zu sammeln.

Wichtig ist, diese Pausen bewusst zu gestalten. Statt schnell E-Mails zu checken oder durch soziale Medien zu scrollen, helfen einfache Rituale: ein Glas Wasser trinken, das Fenster öffnen, den Nacken dehnen oder ein paar Schritte gehen. Auch ein kurzes Gespräch mit einer Kollegin kann neue Energie geben und stärkt ganz nebenbei das Miteinander im Team.

Profi-Tipp: Legen Sie sich eine kleine Pausenliste an. Drei bis fünf Dinge, die Ihnen in kurzer Zeit guttun. Hängen Sie diese Liste auf: In stressigen Momenten wird sie als Erinnerung und Inspiration dienen.

3. Klare Aufgabenstruktur bringt Ruhe – auch im Kopf

Im Assistenzalltag kommen Aufgaben aus vielen Richtungen: E-Mails, Anrufe, Zurufe, oft alles gleichzeitig. Selbst gut organisierte Menschen kennen das Gefühl, den Überblick zu verlieren.
Deshalb lohnt sich der Blick aufs eigene Aufgabenmanagement: Sind alle Aufgaben an einem Ort gesammelt? Ist das System übersichtlich und aktuell? Ob analog oder digital: Entscheidend ist, dass alles zusammenläuft und regelmässig gepflegt wird.

Profi-Tipp: Formulieren Sie Aufgaben so konkret, als würden Sie sie an eine Kollegin delegieren. Das hilft besonders an stressigen Tagen, leichter ins Tun zu kommen. Denn vage Aufgaben erzeugen oft inneren Widerstand. Statt «Meeting vorbereiten» lieber: «Präsentation für die Montagsrunde erstellen und an Frau Weber schicken». Je klarer eine Aufgabe formuliert ist, desto leichter wird die Arbeit. Konkret ist machbar und nimmt spürbar Druck heraus.

4. Kurzer Check-in am Morgen

Der Arbeitstag beginnt oft im Reaktionsmodus: E-Mails öffnen, erste Fragen beantworten, direkt loslegen. Das ist verständlich, aber auf Dauer anstrengend. Ein kurzer Moment der Orientierung vor dem Start kann helfen, den Tag bewusster zu gestalten.

Ein Check-in dauert nicht länger als zwei oder drei Minuten. Drei einfache Fragen reichen aus:

• Wie ist mein Zustand heute?
• Was steht heute an? Überblick über die Aufgaben des Tages verschaffen und planen.
• Was ist heute besonders wichtig? Drei Prioritäten markieren.

Gerade die erste Frage mag ungewohnt wirken, ist aber besonders hilfreich. Wer weiss, wie es einem geht, trifft bessere Entscheidungen: über das eigene Tempo, den Umgang mit Unterbrechungen oder die nötige Flexibilität im Tagesverlauf. Beispiele für Zustände können sein: motiviert, angespannt, erschöpft, gelassen, konzentriert, unruhig, aufgeregt.

Es geht nicht um Optimierung, sondern um Wahrnehmung, denn diese Selbstbeobachtung schafft die Basis für einen achtsameren Tag. Besonders in einem Beruf, der stark von den Bedürfnissen anderer geprägt ist, lohnt es sich, auch kurz bei sich selbst einzuchecken.

Profi-Tipp: Stellen Sie sich einen Reminder im Kalender: «Tagesstart: 3 Fragen». Schon nach wenigen Tagen wird daraus eine kleine Routine ohne zusätzlichen Aufwand.

5. Ein Abschluss, der den Feierabend einleitet

Wie der Tag endet, beeinflusst, wie gut man abschalten kann. Offene Aufgaben ziehen Energie – auch nach Dienstschluss. Ein kurzes Abschlussritual hilft, loszulassen. Drei Fragen genügen:

• Was habe ich heute erledigt?
• Was ist offengeblieben?
• Was steht morgen an?

Sich bewusst zu machen, was geschafft wurde, stärkt das Selbstwertgefühl und hilft dabei, mit einem guten Gefühl in den Feierabend zu gehen. Offene Aufgaben wandern direkt in die To-do-Liste für die nächsten Tage. Dann noch den Tisch aufräumen, Rechner runterfahren – fertig. Wer sich diesen Moment gönnt, erleichtert nicht nur den Feierabend, sondern auch den Start am nächsten Tag.

Profi-Tipp: Notieren Sie zum Tagesabschluss auch: «Was war heute gut?» Das richtet den Blick aufs Positive.

Fazit: Kleine Schritte, grosse Wirkung

Diese fünf Massnahmen kosten wenig Zeit und lassen sich leicht in den Alltag integrieren und genau das macht sie so wirkungsvoll. Ein klarer Tisch, eine kurze Pause, ein Check-in am Morgen, all das sind Signale an sich selbst: Ich nehme mich und meinen Rhythmus ernst. Stress lässt sich nicht immer vermeiden, aber Sie können Ihren Umgang damit entspannter gestalten.