Ergänzung statt Ersatz

Wer als Executive Assistant (EA) arbeitet, weiss: Kein Tag ist wie der andere. Zwischen Strategie-Call, Kalenderchaos, Geschäftsreise- Planung und spontanen Anfragen bleibt oft wenig Zeit für Aufgaben, die eigentlich Priorität hätten. Die Erwartungen sind hoch und meist unausgesprochen: organisieren, mitdenken, lösen – am besten alles gleichzeitig.

Viele EAs sind weit mehr als Assistenz. Sie sind Vertraute der Geschäftsleitung, Projektkoordinatorinnen, Kommunikations- Schnittstelle, Eventplaner und immer häufiger auch erste Anlaufstelle für digitale Tools. Doch das Aufgabenpensum wächst stetig und obwohl EAs das Unternehmen oft besser kennen als so manches Mitglied der Geschäftsleitung, geraten sie irgendwann an ihre Grenzen. Denn auch ihr Tag hat nur 24 Stunden. 

Hinzu kommt: In vielen Unternehmen fehlt das Bewusstsein dafür, wie komplex und breit gefächert die Assistenzrolle heute ist. Während sich das Aufgabenprofil längst weiterentwickelt hat, bleiben die Strukturen oft stehen. Statt gezielt zu entlasten, wird einfach noch etwas draufgelegt.

Die Folge: Dauerstress, Überlastung, Frust und das Gefühl, nie fertig zu werden. Dabei wären EAs ideal dafür geeignet, strategisch zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und Prozesse zu koordinieren. Doch wie soll das gehen, wenn sie nebenher noch Präsentationen aufbereiten, Tools testen und Kalender jonglieren? Genau hier kann eine virtuelle Assistenz (VA) unterstützen.

Was tut eine Virtuelle Assistenz?

VAs werden flexibel beauftragt und sind häufig auf bestimmte Themen spezialisiert. Dazu gehören etwa Newsletter-Setups, Automatisierungen, Website-Pflege oder Podcast- und Onlinekurs- Management. Andere konzentrieren sich auf Backoffice, Kundensupport oder digitale Tools. Was sie auszeichnet, ist ihre Selbstorganisation, unternehmerisches Denken und die Bereitschaft zur Weiterbildung. Denn als Selbständige müssen sie mit technischen Entwicklungen Schritt halten.

Gibt es einen Unterschied zum Executive Assistant?

Im Unterschied zur Virtuellen Assistenz ist die klassische EA tief in interne Abläufe eingebunden, kennt die Unternehmenskultur und begleitet übergreifende Prozesse. In manchen Unternehmen ist sie strategisch nah am Management, in anderen operativ tätig – je nach Branche, Struktur und Führungsstil. 

Wichtig: Eine VA ersetzt keine EA. Sie übernimmt andere Aufgaben mit anderem Fokus. Sie bringt eine externe Perspektive ein, unterstützt mit Spezialwissen und entlastet dort, wo intern Zeit oder Know-how fehlen. Der eigentliche Mehrwert liegt in der Zusammenarbeit. Wenn EA und VA ihre Stärken bündeln, entsteht ein flexibles, effizientes und zukunftsorientiertes Unterstützungssystem.

Blick in die Zukunft 

Denken wir einen Schritt weiter: Was, wenn eine VA im Falle von Abwesenheiten einspringen könnte? Jemand, der mit Abläufen und Erwartungen vertraut ist, rasch übernehmen kann, ohne Störungen im Betrieb oder zusätzliche Belastung für das Team. Oder auch, wenn Führungskräfte mehrere Rollen gleichzeitig erfüllen: als Geschäftsleitende, Verwaltungsratsmitglieder oder Gastdozierende. Die Organisation weiterführender Engagements ist aufwendig und lässt sich kaum neben dem Tagesgeschäft bewältigen.

Eine virtuelle Assistenz kann hier gezielt entlasten, beispielsweise durch die Übernahme technischer oder organisatorischer Aufgaben, die Pflege von Onlineinhalten oder die Begleitung von Veranstaltungen. Wenn die interne Assistenz die Abläufe kennt und eine VA punktuell Aufgaben übernimmt, entsteht ein flexibles Modell, das sich an den echten Bedarf anpasst, bevor der Druck zu gross wird.

Noch ist dieses Zusammenspiel selten. Doch wer Assistenz heute weiterdenkt, erkennt das Potenzial eines Teams mit klar verteilten Stärken und den Mehrwert, den echte Zusammenarbeit schafft.