KI in der Eventplanung

Herzlichen Glückwunsch, Sie dürfen wieder einen Event planen! Und bevor Ihnen jetzt die Schweissperlen auf die Stirn treten: keine Sorge: Auch in der Planung von Events hat sich in den letzten Jahren mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz einiges getan. ChatGPT kann Ihnen natürlich Themen für die Veranstaltung vorschlagen sowie einen passenden Ort. Aber wir finden: Da geht noch was!

Laut MICE Report 2026 geben 60 Prozent der befragten Firmen an, dass digitale Prozesse immerhin teilweise entlastend sind, 27 Prozent sehen in der Digitalisierung sogar eine enorme Zeitersparnis. Und: Der Anteil der Unternehmen, die KI für die Planung ihrer Events nutzen, ist innerhalb eines Jahres um 12 Prozent gestiegen – von 25 Prozent im Jahr 2024 auf 37 im Jahr 2025. Zudem planen 22 Prozent der Unternehmen, künftig KI verstärkt für die Planung einzusetzen.

Wie kann dieser verstärkte Einsatz aussehen? Dazu gibt der Report nebst der Recherche von Tagungshotels/Event-Locations weitere Inputs. So kann KI für das Kommunikations- und Informationsmaterial verwendet werden (siehe auch Seiten 58 bis 60 – Bilderstellung mit KI), ebenso wie für die Auswertung von Teilnehmenden-Feedback.

Die richtige Sprache für jede Zielgruppe 

Wer Veranstaltungen plant, schreibt. Und schreibt. Und schreibt. Einladungen, Erinnerungs-E-Mails, Agenden, Feedbackanfragen und vielleicht auch noch die eine oder andere Ansprache. Allein für ein mittelgrosses Firmenevent können leicht zehn bis fünfzehn verschiedene Texte anfallen, und jeder braucht die richtige Tonalität, die richtige Länge und die richtige Ansprache. Wem Texten liegt, wird hier kaum Mühe haben, aber wenn Sie gegebenenfalls eher ein Zahlenmensch sind, wird es zeitaufwändiger.

Ein besonders wertvolles Einsatzfeld von KI-Tools ist deshalb die zielgruppengerechte Kommunikation. Mit KI lässt sich ein Grundtext in wenigen Minuten und in mehrere Versionen umschreiben: formell für das C-Level, locker für die Entwicklungsabteilung und, falls nötig, auch auf Französisch für die Niederlassung in der Westschweiz. 

Beispiel-Prompt: «Schreibe mir zwei Versionen einer Einladungs-­E-Mail für einen halbtägigen Strategie-Workshop am 14. Oktober in Bern: eine formelle Version für die Geschäftsleitung (max. 120 Wörter, sachlich, wertschätzend) und eine informellere Version für das Entwicklungsteam (max. 120 Wörter, motivierend, freundlicher Einstieg). Beide auf Deutsch, gesiezt.»

Was früher 30 Minuten Schreibarbeit bedeutete, dauert heute 5, und das Ergebnis ist bereits so weit ausgearbeitet, dass nur noch persönliche Details ergänzt werden müssen. Dass Sie keine sensiblen Daten an die KI geben sollten, wissen Sie sicher alle bereits!

Tools für den entspannteren Eventablauf 

Auch während der Veranstaltung selbst eröffnen sich Möglichkeiten, die spürbar entlasten. Besonders relevant für Unternehmen mit mehrsprachigen Teams ist die KI-gestützte Echtzeit-Übersetzung. Tools wie Wordly oder die inzwischen in Microsoft Teams und Zoom integrierten Übersetzungsfunktionen übertragen das gesprochene Wort in Echtzeit als Untertitel direkt auf das Smartphone der Teilnehmenden. Was früher eine Dolmetscherkabine mit entsprechendem Budget erforderte, lässt sich heute, besonders bei internen Veranstaltungen, für einen Bruchteil der Kosten lösen. Die Qualität ist in den gängigen Sprachen mehr als ausreichend für den Unternehmensalltag.

Ein zweites Einsatzfeld ist der KI-Chatbot als Gästebetreuung. Wer einen grösseren Firmenanlass organisiert hat, kennt das Phänomen: In den Stunden vor und während des Events häufen sich immer dieselben Fragen. Wo ist Raum 3? Wann fährt der Shuttle? Gibt es vegetarisches Essen? Mit einem vorab eingerichteten KI-Chatbot lässt sich dieser Informationsstrom vollständig auslagern. Tools wie Chatbase erlauben es, einen Chatbot mit allen relevanten Eventinformationen zu füttern – Agenda, Raumplan, Shuttle-Zeiten et cetera – und ihn via QR-Code für die Teilnehmenden zugänglich zu machen. Der Chatbot antwortet rund um die Uhr auf Deutsch, Französisch oder Englisch und entlastet die Verantwortlichen.

Ein weiteres, oft unterschätztes Anwendungsfeld ist die Feedback-Auswertung. Einige Feedback- und Umfragetools, wie SurveyMonkey oder Typeform, bereiten die abgegebenen Antworten in Grafiken auf. Allerdings benötigt das Tool noch Unterstützung bei der Auswertung von Freitext-Antworten. Sie zu lesen und manuell zusammenzufassen, kann Stunden dauern. Die KI liest das Excel-Sheet in Sekunden und liefert eine strukturierte Zusammenfassung: die häufigsten Lob- und Kritikpunkte, eine Gesamteinschätzung der Zufriedenheit und konkrete Empfehlungen für den nächsten Anlass. Fertig für das interne Reporting oder die Präsentation vor der Geschäftsleitung. Auch hier gilt wieder der Hinweis auf Datenschutz.

Was bringt es? 

Der MICE Report liefert auch eine Angabe darüber, wie viel Zeit gespart wird, wenn bei der Planung verstärkt auf Digitalisierung gesetzt wird. Nimmt man alle Punkte zusammen, gewinnen Eventplanende im Durchschnitt zwei Stunden Zeit pro Event. Bei diesen Werten wurden die Zeitangaben, wie lange eine Aufgabe dauert, von 2024 mit denen von 2025 verglichen. Dem Vergleich nach gewinnen Sie beispielsweise durchschnittlich 54 Minuten bei einem cleveren Einsatz von Tools im Angebots- und Preisvergleich, oder 24 Minuten bei der Aufarbeitung von internen Reportings.

Nicht zu verachten ist zudem die mentale Entlastung. Wenn Sie KI und weitere Hilfstools für Tätigkeiten einsetzen, die Sie selbst nicht gerne erledigen, gehen Sie entspannter an die Eventplanung heran. Wer ungern schreibt oder nicht jede Frage hundertmal gefragt werden möchte oder nach dem Event nie Zeit für die Auswertung findet, hat hier einen Krampf weniger.