Was Eventplanende wissen müssen

Erinnern Sie sich noch, was Sie 2019 so gemacht haben? Wahrscheinlich planten auch Sie nichts Böses ahnend Geschäftsreisen, Firmenfeiern und vielleicht den einen oder anderen Kongress. 2019 gilt noch heute als Spitzenjahr für MICE und Hotellerie: Zwischen einem Viertel und einem Drittel aller Hotelübernachtungen in den klassischen Schweizer MICE-Hotspots und Business-Städten Zürich, Genf, Basel, Lausanne und Davos generierten Geschäftsreisende und Event-Teilnehmende. Dann der Einbruch: 2020 und 2021 brach der internationale Markt im Durchschnitt um 90 Prozent weg, zeigten damals Branchenbefragungen von HotellerieSuisse und dem Swiss Council of Shopping Places. 

Spulen wir vor ins Jahr 2025: Corona scheint für niemanden mehr so recht relevant und die klassischen Business-Städte vermelden Allzeithochs in den Logiernächten. Solide 30 bis 40 Prozent machen wieder Übernachtungen zusammenhängend mit einem Event oder einer Geschäftsreise aus. Die Branche scheint (vorerst!) gerettet. Was hat sich also in der Zwischenzeit getan? 

Augen auf bei der Budgetplanung 

Eine Antwort darauf gibt der MICE-Report 2026 der Event Inc Group. «Die Ergebnisse zeigen ein leichtes Aufatmen der Branche nach wirtschaftlich herausfordernden Jahren», resümiert CEO Paul Philipp Herm. «Unternehmen agieren zwar weiterhin kostenbewusst, aber Eventbudgets bleiben stabil und werden seltener gekürzt.» Ein Selbstläufer ist die Eventplanung in den kommenden Monaten dennoch nicht.

Die Herausforderungen liegen in der Budgetplanung: Während 23 Prozent der Unternehmen für 2026 mehr Events planen und sechs von zehn Verantwortlichen mit gleichbleibenden Budgets kalkulieren, berichten über 90 Prozent der Tagungshotels und Eventlocations von weiter steigenden Betriebskosten. Hier kann es zu einer Diskrepanz kommen: Für das gleiche «Erlebnis» werden Firmen und Eventplanende langfristig ein höheres Budget einberechnen müssen.

Eine der grössten Herausforderungen bleibt ausserdem die eingeschränkte Verfügbarkeit geeigneter Tagungshotels und Eventlocations, was im MICE-Report, direkt nach den steigenden Kosten, als signifikantes Problem genannt wird. Wer zu spät sucht, findet sich schnell ohne passende Option wieder, besonders in begehrten Zeitfenstern wie dem Herbst oder im ersten Quartal 2027. Dazu kommt, dass auch auf Seite der Anbietenden personelle Engpässe weiterhin ein Thema sind. Zwar hat sich die Situation leicht entspannt, doch strukturelle Herausforderungen bei der Personalgewinnung bleiben bestehen. Das kann sich in längeren Reaktionszeiten, eingeschränktem Service oder weniger Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen bemerkbar machen.

Was geplant wird  

Inhaltliche Formate dominieren den Unternehmensalltag: Schulungen und Seminare machen rund ein Viertel aller Veranstaltungen aus, dicht gefolgt von Workshops und Meetings mit 23 Prozent sowie Tagungen und Konferenzen mit 17 Prozent. Grössere Messen sowie Teamevents und Mitarbeitendenanlässe ergänzen das Portfolio, spielen mengenmässig aber eine untergeordnete Rolle. Unternehmen investieren also primär in Wissenstransfer und strategischen Austausch, was sich in den funktionalen Anforderungen an die Veranstaltungsorte und -dienstleister widerspiegelt. 

Ein Tagungshotel bleibt dabei der meistgenutzte Veranstaltungsort: 44 Prozent der Unternehmen entscheiden sich bewusst dafür, weil es professionelle Infrastruktur sowie Tagungs- und Übernachtungsleistungen aus einer Hand bietet, was besonders relevant bei mehrtägigen Anlässen ist. Mit 37 Prozent ebenfalls beliebt sind die klassischen Veranstaltungszentren, da hier oft Flexibilität und Erlebnischarakter im Vordergrund stehen. 18 Prozent der Eventplanenden führen ihre Veranstaltungen aus Kosten- oder Praktikabilitätsgründen inhouse durch. 

Nachhaltigkeit: Machen wir das noch? 

Um die Antwort direkt zu geben: Ja. Nachhaltigkeit hat sich als dauerhaftes Thema etabliert und für 77 Prozent der Unternehmen spielt sie bereits eine wichtige Rolle oder wird zunehmend wichtiger. 2024 legte Schweiz Tourismus dafür mit ihrer «Swisstainable»-Kampagne den Grundstein und besonders Grosskunden buchen Events bevorzugt an Orten mit Nachhaltigkeitszertifikat. Bei diesen den Überblick zu behalten, scheint jedoch nicht immer einfach zu sein: 11 Prozent der im MICE-Report befragten Unternehmen geben explizit an, dass ihnen die Vielfalt der Siegel die Planung erschwert (siehe dazu auch Tipp 5).

Für die Umsetzung eines Events, das sich auch der Nachhaltigkeit verschreibt, sind 45 Prozent der Unternehmen grundsätzlich bereit, mehr Budget einzusetzen. Die Mehrheit akzeptiert laut Befragung maximal 10 Prozent an Mehrkosten. Nachhaltigkeit hat demnach ihren Platz in der Planung, sie muss aber wirtschaftlich vertretbar bleiben.

Planung als Kernkompetenz 

Was sich durch alle Ergebnisse zieht, ist ein Ruf nach Expertise. Veranstaltungsplanung wird komplexer und gleichzeitig wichtiger und frühzeitige Planung wird zur strategischen Notwendigkeit. Wer beispielsweise den Veranstaltungsort frühzeitig anfragt, sichert sich bessere Verfügbarkeiten und mehr Verhandlungsspielraum und wer Nachhaltigkeitskriterien mitdenkt, punktet bei internen Stakeholdern. Das erfordert Zeit und eine Versiertheit in der Eventplanung. Für Assistenzen und Office-Managerinnen und -Manager, die Events mitverantworten, bedeutet das: Ihre Erfahrungen sind gefragter denn je.