Tricks des Gehirns für produktives Arbeiten nutzen

Gleich zu Beginn dieses Artikels stelle ich Ihr Gehirn auf die Probe: Ich wette, dass Sie, verehrte Leserin, verehrter Leser, es nicht schaffen, diesen Text am Stück zu lesen, ohne dabei nicht einmal kurz abgelenkt oder unterbrochen zu sein. Topp, die Wette gilt! 

Was mich so sicher macht, gegen Ihr Gehirn anzutreten? Ich habe die Wissenschaft auf meiner Seite. Denn die durchschnittliche Lesegeschwindigkeit beträgt bei Erwachsenen zwischen 200 und 250 Wörtern pro Minute. Da dieser Artikel etwa 1000 Wörter umfasst, brauchen Sie vier Minuten, um ihn komplett zu lesen. 

Nun ist das Gehirn nicht dauerhaft gleich gut konzentriert, sondern denkt in Etappen. Alle 70 Sekunden justiert das Gehirn seine Aufmerksamkeit neu und scannt die Umgebung, damit ihm etwas Wichtiges nicht entgeht. Zum Beispiel jetzt, denn bisher haben Sie knapp 200 Wörter in diesem Artikel gelesen. Sie halten kurz inne, um zu entscheiden, ob es sich lohnt, weiterzulesen. 

Die Kosten der Ablenkung 

Ganz offenbar sind wir keine ablenkungsresistenten Konzentrationsmaschinen. Die Ironie ist, dass wir uns so benehmen oder es von Menschen verlangen, längere Zeit konzentriert zu arbeiten, nicht abzuschweifen, keine Fehler zu machen und effizient zu sein. Um es klar zu sagen: Das entspricht nicht der Art, wie wir ticken. Hinzu kommt: Nicht die Ablenkung, sondern wir selbst machen uns das Leben schwer. Bis zu 90 Prozent aller Ablenkungen, zum Beispiel der Griff zum Smartphone, gehen von uns selbst aus. Was können wir nur tun, um fokussiert zu arbeiten und nicht ständig aus dem Rhythmus gerissen zu werden? 

Schritt 1: Teilen Sie sich die Pausen ein 

Wann sind Ablenkungen am verführerischsten? Wenn sie auf ein überfordertes oder gelangweiltes Gehirn treffen. Sie können gern versuchen, stundenlang konzentriert zu arbeiten, Ihr Smartphone beiseitelegen, alle Nachrichten ausschalten. Irgendwann werden Sie selbst beim kleinsten Geräusch gestört sein, weil niemand so lange seinen Fokus aufrechterhalten kann. Planen Sie lieber eine gute Ablenkung ein, als von einer schlechten Ablenkung aus der Arbeit gerissen zu werden.  

Genau das machen die produktivsten Menschen ohnehin. In einer gross angelegten Studie untersuchte 2021 der Hersteller der Zeiterfassungsapp «DeskTime» genau diese Frage. Weil die eigene Software die Arbeitszeiten aller Nutzerinnen und Nutzer minutengenau aufzeichnet, erhielt man ein einzigartiges Bild des Arbeitsverhaltens von über 350'000 Menschen. Das Ergebnis: Die pro­duktivsten zehn Prozent arbeiten für etwa achtzig Minuten und machen dann knapp zwanzig Minuten Pause. Das deckt sich sehr gut mit der wissenschaftlichen Studienlage, dass ein Verhältnis von etwa vier Teilen Arbeit und einem Teil Pause – manchmal auch fünf zu eins – ideal ist, um nach der Pause konzentriert weiterzuarbeiten. 

Schritt 2: Werden Sie unerreichbar 

Eine gute Arbeitsumgebung zeichnet sich dadurch aus, unterschiedlichen Tätigkeiten in verschiedenen Räumen nachzugehen. Brauchen Sie einen Ort, in dem Sie fokussiert und ungestört arbeiten? Dann sollte dieser Bereich von Orten getrennt sein, in denen Sie sich mit anderen austauschen. Diese Abtrennung kann auch zeitlich erfolgen. Sie wollen eine bestimmte Sache konzentriert abarbeiten: Starten Sie mit dieser Aufgabe, bevor Sie Ihr E-Mail-Programm öffnen. Sobald Sie die erste Nachricht beantwortet haben, sind Sie nicht mehr fokussiert, sondern haben Ihr Gehirn auf «Kommunikation» gestellt. Schaffen Sie sich bewusst Phasen oder Räume, in denen Sie nicht erreichbar sind, um diese Momente zu nutzen, um ablenkungsfrei zu arbeiten. 

Schritt 3: Arbeiten Sie abschnittsweise 

Haben Sie mal versucht, zwei Fernsehsendungen gleichzeitig zu schauen? Sie werden feststellen: Es geht nicht. Wenn Sie hin und herschalten, brauchen Sie immer Zeit, um sich inhaltlich zu orientieren, und das kostet Zeit und Nerven. Dasselbe passiert beim gedanklichen Multitasking: Es ist unmöglich. Stattdessen springen wir nur schnell hin und her, machen mehr Fehler und brauchen mehr Zeit. 

Arbeiten Sie deswegen immer abschnittsweise und mit «Wenn, dann»-Regeln. Erst wenn eine Aufgabe fertig ist, wechseln Sie zu einer anderen. Vermeiden Sie konsequent das parallele Abarbeiten von Dingen. Denn wissenschaftlich ist längst belegt: Diejenigen, die viel multitasken, werden im Laufe der Zeit besonders schlecht darin, sich dauerhaft zu konzentrieren und Informationen zu priorisieren. 

Schritt 4: Locken Sie den Flow an 

Flow-Erlebnisse stellen sich ein, wenn der Schwierigkeitsgrad einer Aufgabe genau zu Ihren Fähigkeiten passt: also weder zu leicht noch zu schwer ist. Entdecken Sie Ihren persönlichen «Sweet Spot» der Leistungsfähigkeit: Finden Sie genau die Grenze, an der Sie gerade noch Leistung bringen, ohne überfordert zu werden. Planen Sie Ihre Tätigkeit so, dass Sie im Zweifel etwas unterhalb Ihres maximalen Leistungsniveaus anfangen. Sobald Sie merken, dass Sie unterfordert sind, erhöhen Sie den Schwierigkeitsgrad, beispielsweise können Sie die Deadline verknappen oder noch eine Zusatzaufgabe einbauen.

Nutzen Sie Ablenkungen 

Wir verteufeln Ablenkungen, dabei sind sie ab und zu wichtig, damit man über den Tellerrand schaut und auf neue Ideen kommt. Nutzt man Ablenkungen gezielt, um sich zu bestimmten Zeiten vom Problem zu lösen, sich gedanklich zu erfrischen und vielleicht auf neue Ideen zu kommen? Geben Sie Ihrem Gehirn diese cleveren Pausen, Sie werden umso leistungsfähiger weiterarbeiten können.

Übrigens: Haben Sie es geschafft, diesen Artikel ablenkungsfrei zu lesen? Dann Glückwunsch, Sie haben die Wette gegen mich gewonnen. Gönnen Sie sich ruhig eine Pause, bevor Sie weiterlesen. So sind Sie anschliessend umso konzentrierter.