Wenn der Flow im Büro stockt

• Montag, 9.30 Uhr. Die wöchentliche Bereichssitzung. Auf der Traktandenliste steht bereits zum vierten Mal Punkt 3: Entscheid zur neuen Ablagestruktur. Nach 25 Minuten Diskussion wird auf nächste Woche vertagt.
• Dienstag, 14.00 Uhr. Die Teamleiterin hält einen 20-minütigen Monolog. Vier Personen tippen unauffällig auf ihren Handys, eine andere starrt auf den Notizblock. Eingebracht hat sich niemand.
• Mittwoch, 17.45 Uhr. Der CEO seufzt am Schreibtisch: «Ich habe den ganzen Tag über die Arbeit geredet. Jetzt fange ich endlich damit an.» 

Falls Ihnen diese Szenen vertraut vorkommen: Sie sind nicht allein. Und Sie sind die Person im Unternehmen, die solche Muster am schnellsten erkennt, weil Sie Sitzungen vorbereiten, Kalender koordinieren und im Vorbeigehen aufschnappen, wo es zwischen Menschen knirscht. Genau das macht Sie zur idealen Flow-Botschafterin. 

Was den Flow killt 

Was in allen drei Szenen fehlt, ist Flow. Damit ist jener Zustand gemeint, in dem Arbeit in einem angenehmen Rhythmus voranschreitet, Entscheidungen fallen, Aufgaben fertig werden und alle merken, dass das Team gemeinsam mehr leistet als die Summe seiner Teile. Ohne Flow versickert Energie, mit Flow entsteht sie. 

Im Büroalltag hat der Flow viele Feinde. Sitzungen, in denen redegewandte Menschen das Wort führen und kluge, stille Köpfe schweigen. Entscheidungen, die nie zustande kommen, weil niemand weiss, wer eigentlich entscheidet. Pendenzen, die sich auftürmen, weil sie immer nur besprochen, aber nie erledigt werden. Eine Variante im Buch «Zusammenarbeit im Flow» (siehe Buchtipp) bringt es auf den Punkt: das «Firma spielen». Gemeint ist die kollektive Beschäftigung mit Formaten, Folien und Statusrunden, die wie echte Arbeit aussieht, aber wenig bewegt.

Das Tückische daran: «Firma spielen» fühlt sich produktiv an. Der Kalender ist voll, das Postfach quillt über, alle sind im Stress. Doch fragt man am Freitagabend, was diese Woche tatsächlich fertig geworden ist, herrscht oft betretenes Schweigen. 

Flow ist nicht weich, sondern Produktivität 

Flow ist kein Wellness-Thema und keine New-Work-Etikette für Workshop-Folien. Flow ist Produktivität pur. Teams im Flow entscheiden schneller, machen weniger Fehler und arbeiten kreativer. Sie sind zudem günstiger, was manche Führungskraft besonders interessieren mag: Jede vermiedene Sitzung, jede getroffene Entscheidung und jede fertig gewordene Aufgabe ist buchstäblich gespartes Geld.

Wer seine Chefin oder seinen Chef für mehr Flow gewinnen möchte, braucht also keine weichen Argumente. Es reicht ein Satz: «Wir verlieren jede Woche Stunden, weil drei Sitzungen ohne Entscheid enden. Das lässt sich ändern.» Dafür braucht es keine Kulturrevolution. Drei einfache Werkzeuge genügen für den Anfang.

Werkzeug 1: Die Flow-Frage 

Die einfachste und kraftvollste Frage lautet: «Wie bringen wir da Flow rein?» Sie funktioniert reaktiv, wenn etwas stockt, und proaktiv, wenn ein neues Thema startet. Beispiele aus dem Büroalltag: «Wie bringen wir Flow in unsere Geschäftsleitungssitzung?», «Wie bringen wir Flow in den Onboarding-Prozess?», «Wie bringen wir Flow in die Reisekostenabrechnung?» 

Das Schöne an dieser Frage: Niemand muss sie genehmigen. Sie können sie morgen in der nächsten Sitzung stellen, beim Kaffee mit der Chefin, im Teams-Chat. Sie löst sofort konkrete Ideen aus und richtet die Aufmerksamkeit weg vom Problem hin zur Lösung. 

Werkzeug 2: Schreiben und Zuhören 

Eine kleine Methode mit grosser Wirkung gegen Sitzungsmonologe und Wortführer. So geht es: Statt eine Frage in die Runde zu werfen und zu hoffen, dass sich jemand meldet, schreiben alle Teilnehmenden ihre Antwort zuerst zwei bis drei Minuten lang auf. Danach liest reihum jede Person ihren Beitrag vor, ungestört, ohne Zwischenfragen, ohne Diskussion. Erst im Anschluss wird zusammengeführt. 

Das Resultat: Alle Stimmen werden gehört, auch jene von introvertierten oder hierarchisch tieferstehenden Personen. Und weil niemand mehr improvisieren muss, sind die Beiträge oft erstaunlich substanziell. Für Sitzungsleitende ist das ein Gamechanger und übrigens das in der Praxis am häufigsten genutzte Flow-Werkzeug. 

Werkzeug 3: Die Get-it-done-Session 

Statt in einer Sitzung über Aufgaben zu reden, die danach als Hausaufgaben am Schreibtisch landen, werden sie gleich gemeinsam erledigt. Eine Get-it-done-Session dauert 60 bis 120 Minuten, hat ein klares Ziel («Heute geht das Konzept fertig raus») und bringt genau die Personen zusammen, die für die Erledigung nötig sind. Am Ende ist nicht «ein Folgetermin gemacht», sondern «die Sache draussen». Dieser Wow-Effekt überzeugt eine Geschäftsleitung schneller als jede Folie zur Kulturentwicklung. Wer einmal erlebt hat, dass ein Thema, das seit drei Wochen schwelt, in zwei Stunden vom Tisch ist, will diese Methode nicht mehr missen. 

So gewinnen Sie Ihre Vorgesetzten 

Wie bringt man diese Werkzeuge nun in den Alltag der eigenen Chefin, des eigenen Chefs? Drei Hinweise: 

1. Nicht als Reform verkaufen. Wer ankündigt «Wir müssen unsere Sitzungskultur ändern», erntet meist müde Augen. Wer fragt «Sollen wir das nächste Statusmeeting mal als Get-it-done-Session machen?», weckt Neugier. Klein anfangen schlägt grosse Ankündigungen.
2. Wirkung sichtbar machen. Halten Sie nach einer ersten Get-it-done-Session kurz fest, was fertig geworden ist. Vergleichen Sie es mit dem, was sonst in einer Sitzung gleicher Länge passiert wäre. Zahlen wirken. Eine abgehakte Pendenzliste auch.
3. Sich selbst nicht unterschätzen. Sie führen Protokoll, organisieren Sitzungen, koordinieren Kalender, kennen die Stimmungen im Haus. Sie sind also schon heute eine zentrale Stellschraube für den Flow. Bauen Sie die Flow-Frage in Ihre Sitzungsvorbereitung ein. Schlagen Sie «Schreiben & Zuhören» vor, wenn ein Thema komplex wird. Reservieren Sie aktiv Zeitfenster für Get-it-done-Sessions im Kalender Ihrer Vorgesetzten. 

Klein anfangen, viel bewegen 

Flow im Büro ist kein Glücksfall, sondern eine Frage der Werkzeuge. Die gute Nachricht: Die ersten Schritte sind kleiner und einfacher, als viele denken. Eine Frage stellen, eine Methode ausprobieren, eine Sitzung anders gestalten. Mehr braucht es nicht für den Anfang. Wer den Unterschied einmal spürt, will so weiterarbeiten. Mitarbeitende wie Vorgesetzte. Probieren Sie es in der nächsten Sitzung aus. Es ist schneller getan, als Sie denken und Sie werden überrascht sein, wer alles mitmacht.